No más conjeturas: resolviendo los desafíos de inventario en Stillife
Desafíos
Metas
El problema
Antes de WISK, Stillife en Montreal se enfrentaba a algunas ineficiencias graves en sus operaciones diarias. El equipo utilizaba lápiz y papel, junto con hojas de cálculo de Excel, para gestionar el inventario y las ventas, métodos que consumían mucho tiempo y dejaban mucho margen de error. Jason Stock, el director general, lo describió como un ciclo frustrante: probaban una aplicación, no funcionaba y volvían a trabajar en Excel, dando vueltas en círculos.
Este enfoque dificultaba el seguimiento preciso del inventario. Las botellas se perdían o acababan con demasiado de algo, y no era fácil detectar esas discrepancias en tiempo real. La falta de visibilidad también significaba que no podían hacer un seguimiento eficiente de la rentabilidad ni detectar tendencias en sus datos de ventas hasta que ya era demasiado tarde.
Compartir los registros con el personal era otro quebradero de cabeza. Los registros en papel podían perderse o dañarse fácilmente, y mantener todo organizado de manera que fuera accesible para todos no era tan sencillo como debería haber sido. Estos procesos manuales los ralentizaban, generaban un estrés innecesario y, en última instancia, impedían que el bar funcionara de manera óptima.
La solución
WISK proporcionó a Stillife una solución simple y optimizada que transformó por completo sus operaciones, lo que llevó a un éxito significativo. En lugar de tener que hacer malabares con lápiz y papel, Excel y aplicaciones poco fiables, pudieron configurar todo su sistema de inventario en tan solo unas horas con solo un teléfono y una báscula Bluetooth.
El valor real estaba en la capacidad de acceder a datos precisos y en tiempo real. Al ser un potente software de inventario para bares y restaurantes, WISK les permitía hacer un seguimiento del inventario, supervisar las ventas y detectar las discrepancias de forma inmediata, lo que eliminaba el viejo juego de esperar, consistente en descubrir botellas faltantes o con exceso de existencias días después. Las facturas ya no eran una tarea manual: podían simplemente tomar una foto y subirla automáticamente al sistema, lo que ahorraba un tiempo precioso.
Gracias a la visibilidad mejorada que ofrecía WISK, Jason pudo acceder a los informes de ventas y variaciones todos los días, en lugar de esperar una semana para ver cómo iban las cosas. Este acceso instantáneo a los datos le permitió tomar decisiones más inteligentes y rápidas. Como resultado, Stillife no solo se hizo más eficiente, sino que también se posicionó para crecer y tener éxito al operar de manera más estratégica y segura.
No más conjeturas: resolviendo los desafíos de inventario en Stillife
Jason nos cuenta lo rápido y sencillo que fue el proceso de configuración de WISK: «Pude configurar mi primer inventario en unas pocas horas. Todo lo que necesitábamos era nuestro teléfono móvil y una báscula Bluetooth, y terminamos en aproximadamente una hora». Este rápido proceso de configuración supuso una enorme diferencia para Stillife, ya que les permitió empezar a trabajar sin las complicaciones habituales de los complicados sistemas. Fue sencillo y eficiente, reduciendo lo que normalmente sería una tarea que llevaría mucho tiempo a algo rápido y manejable.
La visibilidad en tiempo real que ofrece WISK es algo que Jason aprecia mucho. «Puedo hacer un seguimiento de nuestra rentabilidad y ver si hay escasez de botellas o hay exceso de existencias», explica. Este seguimiento en tiempo real le permite detectar rápidamente los problemas antes de que se conviertan en problemas mayores. Si se pierde una botella o hay un exceso de existencias, puede detectarla de inmediato, lo que facilita la toma de medidas sin demoras.
La capacidad de rastrear y administrar el inventario de manera eficiente ha cambiado por completo la forma en que opera Stillife. En lugar de esperar días para descubrir las discrepancias en el inventario, Jason ahora tiene la información que necesita al alcance de la mano. Esta visibilidad le da una idea más clara del rendimiento de la empresa y le ayuda a estar al tanto de los detalles del día a día, que son fundamentales para el buen funcionamiento de un bar.
Con WISK, fue mucho más fácil porque todo lo que necesitábamos era una báscula y un teléfono.
«Me encanta poder obtener el informe de varianza todos los días», explica, y señala que esto elimina la necesidad de esperar una semana para evaluar la rentabilidad. En cambio, puede evaluar rápidamente el rendimiento de cada noche, tanto en términos de ventas como de varianza. Esta información inmediata le permite tomar decisiones más rápidas e informadas sobre las operaciones del bar.
También hace hincapié en el papel que desempeña la tecnología para hacer que el mantenimiento de registros sea más confiable y accesible. Con WISK, todos los registros se almacenan electrónicamente, lo que facilita mucho el intercambio de información crítica con socios, camareros y gerentes. «Podemos enviarla de forma mucho más fácil que simplemente tenerla en papel», afirma Jason. A diferencia de los registros físicos, que pueden perderse o dañarse, los registros electrónicos son seguros y siempre están accesibles. Este cambio a la documentación digital ha garantizado que todos los detalles se conserven para consultarlos en el futuro.
La simplicidad de WISK es otro factor clave que Jason aprecia. «Todo lo que necesitábamos era una báscula y un teléfono», comenta, y subraya cómo el sistema evita una complejidad innecesaria. Es esta combinación de facilidad de uso y potentes funciones lo que ha convertido a WISK en una herramienta indispensable para Stillife, ya que les ayuda a operar de manera más eficiente y eficaz.
Recomendaría WISK a cualquiera que tenga un restaurante o bar y quiera facilitarles la vida.
Jason Stock, director general de Stillife MTL
Director general - Stillife MTL
La implementación del software de inventario de bares y restaurantes de WISK transformó las operaciones de Stillife, ahorrando mucho tiempo, mejorando la precisión de los datos y aumentando la rentabilidad. Jason Stock y su equipo ahora pueden realizar un seguimiento del inventario y las ventas en tiempo real, identificar rápidamente las discrepancias y mantener registros digitales seguros y de fácil acceso.
Los procesos simplificados y la nueva visibilidad no solo han resuelto los desafíos de larga data, sino que también han contribuido al éxito continuo de Stillife, posicionándolo como un próspero bar de cócteles en el casco antiguo de Montreal. La entusiasta recomendación de Jason subraya el valor que WISK aporta a los propietarios de bares y restaurantes que buscan simplificar las operaciones y maximizar la eficiencia.
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Stillife MTL
El Stillife MTL de Montreal es un bar y salón de cócteles único ubicado en el casco antiguo de Montreal, conocido por su ambiente clandestino y su diseño industrial y elegante. Escondido en un callejón de la calle Saint-Paul West, Stillife ofrece un ambiente cambiante en un semisótano con una decoración de Alain Carle Architecte. El interior presenta elementos como paredes de piedra rugosa, vigas de acero y techos abovedados de ladrillo, que en conjunto crean un espacio íntimo y refinado para hasta 125 invitados. La distribución del bar está diseñada a propósito con espacios divididos y tabiques con espejos, lo que brinda a los grupos privacidad y una sensación de exclusividad en cada sección.
Especializado en cócteles de alta calidad elaborados con ingredientes cuidadosamente seleccionados, el personal del bar Stillife prioriza una experiencia de coctelería que se alinee con el ambiente de un bar clandestino. La carta de bebidas también incluye vinos naturales y cervezas locales, y los huéspedes pueden disfrutar de tablas de embutidos y quesos para acompañar sus bebidas. Este enfoque ha convertido a Stillife en un lugar popular para los amantes de los cócteles, así como en un lugar para eventos grupales, citas y happy hours informales.
Maurice, Assistant Manager @ Flyjin
“Before using WISK, we had hesitations due to past unsuccessful experiences with other systems. We often reverted to pen and paper, which required transferring data to Excel, making the process very time-consuming. We started scanning everything, doing the inventory, it went super well, so I was very pleasantly surprised.”
Massimo, General Manager @ Lucille’s
“It took a lot less time to get everyone on board. They were all open for it because it's an app. They could use their phone. You know, at the touch of our phones, we have everything available. We just scan the item, we go through it all in a sequence, so it's very well organized, everything's well counted, and I think it just really facilitates the time efficiency of everything.”
Loyd, Owner @ L’infâme Tittle Tattle and La Gargamelle in Montreal
Before WISK, honestly, inventory was kind of a drag. We had this huge Excel sheet, we have over a hundred products in here, so it's kind of hard to just do inventories. It used to take us about one or two hours every week. Twice a week actually, it was not very accurate with our Excel sheet, but now it takes us like 20 minutes and we're done. And I was kind of surprised it was so user-friendly.