Por qué los minibares parecen un truco de magia que salió mal
Los minibares pueden parecer dinero gratis. Los huéspedes toman una bebida, la recepción publica un cargo y aparecen los ingresos. La realidad es más complicada. La falta de inventario, las botellas parciales, las reposiciones inconsistentes y las listas de inventario en papel hacen que sea difícil saber cuánto inventario tiene realmente, cuánto ha afectado a las ganancias el costo del licor y si sus precios están funcionando. La mayoría de los bares y hoteles pierden beneficios por exceso de pedidos, robos y recuentos imprecisos, más que por la fijación de precios únicamente.
Los sensores de minibar automatizados y los sistemas de minibar conectados que envían los cargos directamente al PMS resuelven muchos de estos problemas. Los sistemas modernos pueden facturar automáticamente al huésped y actualizar el inventario para que no tengas que adivinar la cantidad de alcohol que falta. En la actualidad, este tipo de integración es estándar en muchas unidades de minibar especializadas.
Lo que quiere de un sistema de inventario de bebidas alcohólicas: claro y sencillo
Piensa en tu sistema de inventario como una brújula y un mapa para tu bar. Debería indicarle dónde se encuentra ahora y cómo conseguir mejores niveles de existencias, sin ahogarlo en hojas de cálculo. Esto es lo que importa:
- Recuentos de inventario precisos y procesos de inventario físico sencillos
- Integración de punto de venta para alinear las ventas y el uso del inventario
- Herramientas para gestionar conversiones parciales de botellas y volúmenes de líquidos
- Escáneres de códigos de barras o aplicaciones móviles para acelerar el conteo
- Herramientas de conciliación para la facturación automática del precio de la habitación y del minibar
- Informes que muestran nuestros costos, los recuentos finales de inventario y las tendencias de ventas
Cuando estas piezas funcionan juntas, dejas de preguntarte «cuánto inventario tenemos» y empiezas a preguntarte «por qué perdemos margen en esta botella».
La facturación automática consiste en conectar el minibar o el sensor del minibar al sistema de administración de propiedades del hotel para que los cargos lleguen automáticamente a la cartera de huéspedes. Las conciliaciones consisten en garantizar que las ventas registradas en el punto de venta, el sistema del minibar y el inventario físico coincidan.
Facturación automática del minibar y conciliaciones de los cargos por habitación: la mecánica
A nadie le gustan las conciliaciones que parecen trabajo de detective. Un buen sistema de inventario extrae las ventas de tu punto de venta y del sistema de control del minibar, las compara con las que realmente se consumieron durante los recuentos de inventario y marca las variaciones. Este paso consiste en encontrar botellas parciales, en exceso o en existencias acumuladas que no se han movido en meses. Las integraciones que sincronizan los datos de ventas e inventario ahorran horas y reducen los errores manuales.
Una breve lección de historia que importa
Cuando los minibares eran todos mecánicos, el reabastecimiento y la facturación eran manuales. El personal utilizaba tabletas de recarga o formularios en papel y, más tarde, introducía los cargos en el PMS. Eso provocó retrasos y errores. Luego aparecieron los sensores y las bandejas de minibar conectadas. Hoy en día existen unidades de minibar que registran los cargos automáticamente en el PMS, y otras soluciones ofrecen una aplicación de inventario digital para que los asistentes de sala actualicen los recuentos en tiempo real. El resultado es menos inventario acumulado, menos errores manuales y patrones de uso del inventario más claros.
Un proceso práctico y paso a paso para el recuento del inventario del minibar
- Estandarice el menú del minibar y lo que se considera una botella llena, una botella parcial o un artículo de una sola porción.
- Usa un escáner de códigos de barras o un dispositivo móvil aplicación de inventario de bares para escanear productos y reducir los errores de recuento. Los escáneres de códigos de barras ayudan a contar botellas y piezas parciales.
- Registra el volumen de líquido y estandariza una columna de hoja de cálculo para las conversiones si aún utilizas hojas de cálculo. Esto ayuda cuando lo necesitas calcular el costo del licor y nuestro costo para botellas parciales.
- Extraiga los datos de ventas de puntos de venta y minibares y compárelos con los recuentos de inventario físico. Este es el paso de conciliación.
- Investiga las variaciones que superen tu tolerancia. Con frecuencia, estas se refieren a excesos, robos o precios incorrectos.
- Actualice los niveles de paridad y los pedidos de compra en función de los patrones de ventas y los niveles de existencias para evitar pedidos excesivos o acumular inventario.
Haga esto de manera consistente y obtendrá girar el inventario gestión de una dolorosa auditoría a una rutina que mejora los márgenes.
Métodos de inventario comunes y qué se adapta a los minibares
No hay un camino correcto. Estas son las opciones y cómo se aplican a los minibares:
- Inventario perpetuo: es mejor cuando tiene integración de punto de venta y actualizaciones de datos frecuentes. Puedes ver niveles de inventario en tiempo real.
- Inventario físico: sigue siendo necesario. Utilízalo como punto de control de verificación y reconciliación.
- Inventario de papel: no se recomienda a largo plazo. Es propenso a errores y lleva mucho tiempo. Si utilizas un inventario en papel para las comprobaciones del minibar, conviértelo en una aplicación de inventario de bares lo antes posible.
Un enfoque híbrido suele funcionar mejor. Utilice un inventario permanente que se actualice mediante los sensores del punto de venta y del minibar, y compruébelo con los recuentos de inventario físico programados. Esto hace que los recuentos de inventario final sean realistas y se acerquen al inventario final real.
Juguetes técnicos que realmente ayudan: escáneres de códigos de barras, integración de puntos de venta y más
- Los escáneres de códigos de barras aceleran el recuento y reducen los errores de recuento.
- Las integraciones del sistema POS le permiten hacer coincidir las ventas con el uso para que pueda detectar la pérdida de beneficios.
- Las aplicaciones de inventario móvil permiten al personal contar «solo unos pocos clics» y cargar datos mientras recorren las salas y los almacenes.
- Los minibares inteligentes controlan el consumo en tiempo real y, a menudo, se publican automáticamente en el PMS.
Estas herramientas parecen pequeñas, pero se acumulan en datos valiosos. Estos datos muestran los patrones de ventas, ayudan a fijar el precio de las bebidas y a realizar un seguimiento de las botellas parciales que, de lo contrario, se perderían.
Una cita y una verificación de la realidad
Algunos proveedores notan importantes ahorros de tiempo gracias a la automatización. Un proveedor de inventario informa que reduce drásticamente el tiempo de inventario y proporciona a los gerentes informes de varianza precisos que muestran dónde se filtra el dinero. Para los hoteles, esto significa dedicar menos tiempo a hacer el inventario y dedicar más tiempo a utilizar los datos del inventario para mejorar los márgenes de beneficio.
Dicho esto, los sensores automatizados no son infalibles. Hay casos en los que los sensores activan cargas en caso de contacto accidental. Combine siempre la automatización con una señalización clara orientada hacia los huéspedes y un proceso de conciliación para que las disputas se puedan resolver rápidamente.
Cómo usar los datos de inventario para maximizar las ganancias
Los datos de inventario no son solo números. Cuenta una historia sobre la demanda de los clientes, el rendimiento promedio de los bares y los productos con exceso de existencias. Utilízalo para:
- Ajustar los precios si ciertas botellas de licor están constantemente en el inventario.
- Reequilibre su proceso de pedido para evitar pedidos excesivos y reducir el exceso de existencias en el almacén.
- Identifique los elementos del menú que generan ganancias o reducen los márgenes debido al alto costo del licor.
- Estandarice los procesos y capacite al personal sobre los tamaños de vertido para que el costo de los mismos mejore.
Cuando los gerentes usan los datos de inventario para guiar las órdenes de compra y par fijo niveles, los márgenes de beneficio mejoran. Dejarás de adivinar cuánto licor hay disponible y empezarás a saber cuánto inventario que debes pedir.
Cómo ayuda WISK a los bares y minibares de los hoteles
WISK está diseñado para hacer que el inventario sea rápido y preciso en bares y hoteles. Es se integra con los sistemas POS y agiliza el recuento para que puedas conciliar las ventas de minibares y tarifas de habitación con los recuentos finales de inventario reales.
La aplicación utiliza el escaneo de códigos de barras y un proceso de inventario que reduce el tiempo de recuento para que los gerentes puedan centrarse en hacer pedidos y mejorar los márgenes de beneficio, sin tener que esforzarse con fórmulas complejas en una hoja de cálculo. WISK ayuda con gestión de inventario, contar botellas y rastrear botellas parciales para que sus números finales coincidan con la realidad y sus márgenes de beneficio mejoren.
Si quieres deje de perder dinero debido a la falta de inventario, a los pedidos excesivos y a la mala conciliación, WISK le brinda las herramientas para rastrear el uso del inventario y ejecutar una barra exitosa operaciones.
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