Pourquoi les minibars ressemblent à un tour de magie qui a mal tourné
Les minibars peuvent ressembler à de l'argent gratuit. Les clients prennent un verre, la réception facture un supplément et les revenus apparaissent. La réalité est plus complexe. En raison de l'inventaire permanent, des bouteilles partielles, des réapprovisionnements irréguliers et des listes d'inventaire papier, il est difficile de savoir combien vous avez réellement en stock, combien le coût de l'alcool a influé sur les bénéfices et si vos prix font leur travail. La plupart des bars et des hôtels perdent des profits en raison de commandes excessives, de vols et de décomptes inexacts, plus qu'en raison des seuls prix.
Les capteurs de minibar automatisés et les systèmes de minibar connectés qui transmettent les frais directement au PMS résolvent bon nombre de ces problèmes. Les systèmes modernes peuvent facturer automatiquement le client et mettre à jour l'inventaire afin que vous n'ayez pas à deviner la quantité d'alcool manquante. Ce type d'intégration est standard sur de nombreux mini-bars dédiés aujourd'hui.
Ce que vous attendez d'un système d'inventaire des alcools : clair et simple
Imaginez votre système d'inventaire comme une boussole et une carte pour votre bar. Il devrait vous indiquer où vous en êtes actuellement et comment obtenir de meilleurs niveaux de stock, sans vous noyer dans des feuilles de calcul. Voici ce qui compte :
- Des inventaires précis et des processus d'inventaire physiques simplifiés
- Intégration du point de vente pour aligner les ventes et l'utilisation des stocks
- Outils pour gérer les bouteilles partielles et les conversions de volume de liquide
- Lecteurs de codes-barres ou applications mobiles pour accélérer le comptage
- Outils de rapprochement pour la facturation automatique des frais de chambre et du minibar
- Des rapports indiquant nos coûts, notre inventaire final et les tendances des ventes
Lorsque ces éléments fonctionnent ensemble, vous arrêtez de vous demander « quel est notre stock » et vous commencez à vous demander « pourquoi perdons-nous de la marge sur cette bouteille ».
La facturation automatique consiste à connecter le minibar ou le capteur du minibar au système de gestion des propriétés de l'hôtel afin que les frais soient automatiquement enregistrés sur le folio du client. Les rapprochements visent à s'assurer que les ventes enregistrées dans le point de vente, le système de minibar et le décompte de votre inventaire physique correspondent tous.
Facturation automatique du minibar et rapprochement des frais de chambre : les mécanismes
Personne n'aime les réconciliations qui ressemblent à du travail de détective. Un bon système d'inventaire extrait les ventes de votre point de vente et du système de contrôle de votre minibar, les compare à ce qui a été réellement réalisé lors de l'inventaire et signale les écarts. C'est à cette étape que vous trouvez des bouteilles partielles, des stocks en trop ou des stocks en attente qui n'ont pas bougé depuis des mois. Les intégrations qui synchronisent les données de vente et d'inventaire permettent de gagner des heures et de réduire les erreurs manuelles.
Une petite leçon d'histoire qui compte
À l'époque où les minibars étaient entièrement mécaniques, le réapprovisionnement et la facturation étaient manuels. Le personnel a utilisé des tablettes de recharge ou des formulaires papier, puis a saisi les frais dans le PMS. Cela a entraîné des retards et des erreurs. Puis des capteurs et des plateaux de minibar connectés sont apparus. Aujourd'hui, vous pouvez vous procurer des unités de minibar qui enregistrent automatiquement les frais au PMS, et d'autres solutions vous proposent une application d'inventaire numérique permettant aux préposés aux chambres de mettre à jour les comptes en temps réel. Il en résulte moins d'inventaire permanent, moins d'erreurs manuelles et des modèles d'utilisation des stocks plus clairs.
Un processus pratique, étape par étape, pour l'inventaire des minibars
- Standardisez le menu de votre minibar et déterminez ce qui est considéré comme une bouteille complète, une bouteille partielle ou une portion individuelle.
- Utilisez un lecteur de codes-barres ou un téléphone portable application d'inventaire des bars pour scanner les produits et réduire les erreurs de comptage. Les lecteurs de codes-barres aident à compter les bouteilles et les partiels.
- Enregistrez le volume de liquide et standardisez une colonne de feuille de calcul pour les conversions si vous utilisez toujours des feuilles de calcul. Cela vous aide lorsque vous en avez besoin calculer le coût de l'alcool et nos frais pour les bouteilles partielles.
- Extrayez les données de vente des points de vente et des minibars, puis comparez-les avec les inventaires physiques. Il s'agit de l'étape de réconciliation.
- Étudiez les écarts qui dépassent votre tolérance. Cela indique souvent une surabondance, un vol ou des prix incorrects.
- Mettez à jour les niveaux de parité et les bons de commande en fonction des habitudes de vente et des niveaux de stock afin d'éviter les commandes excessives ou les stocks accumulés.
Faites-le régulièrement et vous transformer l'inventaire gestion d'un audit pénible à une routine qui améliore les marges.
Méthodes d'inventaire courantes et solutions adaptées aux minibars
Il n'y a pas de bonne solution. Voici les options et la manière dont elles s'appliquent aux minibars :
- Inventaire perpétuel : idéal lorsque vous disposez d'une intégration au point de vente et de mises à jour fréquentes des données. Tu peux voir niveaux d'inventaire en temps réel.
- Inventaire physique : toujours nécessaire. Utilisez-le comme point de contrôle de vérification et de rapprochement.
- Inventaire papier : non recommandé à long terme. Il est sujet aux erreurs et prend du temps. Si vous utilisez un inventaire papier pour les chèques dans le minibar, passez à une application d'inventaire des bars dès que possible.
C'est souvent une approche hybride qui donne les meilleurs résultats. Utilisez un inventaire perpétuel qui est mis à jour par les capteurs de votre point de vente et de votre minibar, et vérifiez-le grâce à des inventaires physiques programmés. Cela permet de maintenir un inventaire final réaliste et proche de l'inventaire final réel.
Des jouets techniques réellement utiles : lecteurs de codes-barres, intégration au point de vente, etc.
- Les lecteurs de codes-barres accélèrent le comptage et réduisent les erreurs de comptage.
- Les intégrations des systèmes de point de vente vous permettent de faire correspondre les ventes à l'utilisation afin de détecter les pertes de profits.
- Les applications d'inventaire mobiles permettent au personnel de compter « quelques clics » et de télécharger des données lorsqu'il parcourt les pièces et les entrepôts.
- Les unités de minibar intelligentes suivent la consommation en temps réel et les envoient souvent automatiquement au PMS.
Ces outils semblent petits, mais ils constituent des données précieuses. Ces données indiquent les tendances des ventes, vous aident à fixer le prix des boissons et permettent de suivre les bouteilles partielles qui, autrement, passeraient entre les mailles du filet.
Une citation et une vérification de la réalité
Certains fournisseurs constatent des gains de temps considérables grâce à l'automatisation. Un fournisseur d'inventaire indique avoir considérablement réduit le temps consacré à l'inventaire et fourni aux gestionnaires des rapports d'écart précis indiquant les fuites d'argent. Pour les hôtels, cela signifie moins de temps à faire l'inventaire et plus de temps à utiliser les données d'inventaire pour améliorer leurs marges bénéficiaires.
Cela dit, les capteurs automatisés ne sont pas infaillibles. Dans certains cas, des capteurs ont déclenché des charges lors d'un contact accidentel. Associez toujours l'automatisation à une signalisation claire destinée aux clients et à un processus de conciliation afin de résoudre rapidement les litiges.
Comment utiliser les données d'inventaire pour maximiser les profits
Les données d'inventaire ne sont pas que des chiffres. Il raconte l'histoire de la demande des clients, de la performance moyenne des bars et des produits en surstock. Utilisez-le pour :
- Ajuster les prix si certaines bouteilles d'alcool sont régulièrement en stock.
- Rééquilibrez votre processus de commande pour éviter les commandes excessives et réduire les stocks excédentaires dans la salle de stockage.
- Identifiez les éléments du menu qui génèrent des profits ou réduisent les marges en raison du coût élevé des boissons alcoolisées.
- Standardisez les processus et formez le personnel à nos tailles afin d'améliorer nos coûts.
Lorsque les responsables utilisent les données d'inventaire pour orienter les bons de commande et set par niveaux, les marges bénéficiaires s'améliorent. Vous allez arrêter de deviner la quantité d'alcool disponible et commencer à savoir quelle quantité inventaire que vous devez commander.
Comment WISK aide les bars et les minibars des hôtels
WISK est conçu pour rendre l'inventaire rapide et précis dans les bars et les hôtels. Il s'intègre aux systèmes POS et rationalise le comptage afin que vous puissiez comparer les ventes des chambres et des minibars avec les inventaires de fin d'inventaire réels.
L'application utilise la lecture de codes-barres et un processus d'inventaire qui réduit le temps de comptage afin que les responsables puissent se concentrer sur les commandes et l'amélioration des marges bénéficiaires, sans avoir à se débattre avec des formules complexes dans une feuille de calcul. WISK vous aide à gestion des stocks, en comptant les bouteilles et en suivant les bouteilles partielles afin que vos chiffres finaux correspondent à la réalité et que vos marges bénéficiaires s'améliorent.
Si tu veux arrêtez de perdre de l'argent à cause d'un inventaire incomplet, d'une surcommande ou d'un mauvais rapprochement, WISK vous fournit les outils nécessaires pour suivre l'utilisation de l'inventaire et gérer un bar avec succès opérations.
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