Mantener saludable el programa de bebidas de un bar u hotel es arte y contabilidad a partes iguales. Cuando los costos de venta aumentan, las existencias muertas se acumulan y el inventario de papel y bolígrafo se hace cargo gerentes de bar a menudo luchan con prácticas anticuadas de administración de inventario y la ineficiencia de las hojas de cálculo locales.
Es por eso que POS se integró software de inventario de bebidas ya no es opcional y, en cambio, es una herramienta de primera línea para los gerentes que desean reducir el costo de las bebidas, reforzar los controles y tener tiempo libre para trabajar en la sala. El software moderno se centra en ahorrar tiempo, lo que tiene sentido para los operadores que buscan reducir los costos y ganar más dinero.
A continuación se muestra una práctica guía de estilo Restaurant News sobre por qué es importante la sincronización de puntos de venta, qué es lo que hace diferente a las principales opciones integradas y cómo elegir el sistema adecuado para sus operaciones.
Por qué la sincronización de POS es más importante que nunca
Un sistema de punto de venta es el lugar donde se realizan las ventas y las aplicaciones de inventario son donde se cuentan las existencias. Cuando esos dos sistemas no funcionan, los gerentes calculan el valor del inventario y contabilizan los bienes vendidos por las malas.
Con la integración del punto de venta, obtiene estimaciones en tiempo real del valor en dólares de sus activos de inventario, lo que le permite realizar un seguimiento del valor financiero de sus existencias de forma rápida y precisa.
La integración del punto de venta convierte los datos de ventas en agotamientos reales, de modo que los informes de varianza reflejan la actividad real, los pedidos de compra son más inteligentes y los sistemas de contabilidad se concilian con menos trabajo manual. La información sobre los clientes en tiempo real que se obtiene de POS Sync te permite ver qué cócteles son los más vendidos durante las promociones de happy hour y cuáles se venden más despacio y quedan como existencias agotadas en el almacén.
La gestión eficaz del inventario puede reducir los costos operativos y mejorar los márgenes. Por ejemplo, un análisis a largo plazo de la industria encontró que los restaurantes que gestionar bien el inventario Por lo general, reportan costos más bajos de alimentos y bebidas en comparación con aquellos que no lo hacen.
El argumento simple para la integración: lo que obtienes cuando la aplicación POS y la aplicación de inventario de bebidas hablan
Equiparación automática de ventas para que los recuentos de inventario reflejen lo que realmente se acumuló y no lo que se vendió
La sincronización del flujo de ventas significa que cada venta de cócteles, tragos y botellas registrada en la caja registradora reduce automáticamente las existencias en la aplicación de inventario de bebidas. Esto elimina horas de conciliación manual, ya que la aplicación utiliza transacciones reales para actualizar los niveles de inventario.
Durante los recuentos de inventario, el personal puede pasar rápidamente a la siguiente botella tocando su imagen en la interfaz de la aplicación, lo que agiliza el proceso y mejora la precisión. Si el personal se olvida de anotar una compensación o un modificador, el registro de ventas sigue capturando la transacción, por lo que los informes de varianza son más fiables.
Reembolso práctico: menos sorpresas inesperadas y cálculos más claros de los productos vendidos para sus operaciones contables.
Consejo rápido: confirme que la integración gestiona los modificadores y las composiciones para que se haga un seguimiento correcto del uso de los ingredientes de las bebidas mezcladas.
Seguimiento preciso del nivel de bebidas alcohólicas para el cálculo del coste de las recetas y la elaboración de informes sobre los costes reales
Cuando los mapas de recetas están vinculados a datos de ventas reales, la aplicación puede convertir las onzas vendidas en cambios mensurables en el nivel de bebidas alcohólicas. De este modo, el coste teórico se compara con el coste real, por lo que puede detectar los cargos por exceso de consumo, por consumo gratuito o por incumplimiento.
En lugar de estimar el valor del inventario a partir de controles visuales, obtiene cifras de agotamiento vinculadas a recetas y ventas reales. El sistema utiliza algoritmos patentados para garantizar cálculos precisos de inventario y costos.
Reembolso práctico: más apretado inventario de licores cifras en el balance y una mejor información sobre el costo por cóctel.
Consejo rápido: mapee las recetas del sistema con tamaños de vertido estándar y pruebe una semana con recuentos reales para comparar la varianza de vertido.
Alertas de cambio de precios y pares dinámicos que se adaptan a medida que varía la demanda
Los datos del punto de venta muestran qué se vende, cuándo y con qué frecuencia. Las aplicaciones de inventario utilizan esa señal para recomendar piezas que cambian con la demanda, que pueden variar en función de los datos de ventas en tiempo real y las tendencias estacionales, y para activar alertas de cambio de precios cuando los precios de los proveedores cambian o precios del menú se actualizan.
Esto evita el exceso de existencias de vendedores lentos y te ayuda a ajustar las compras para las temporadas altas.
Reembolso práctico: menos material muerto y mejorado turnos de inventario.
Consejo rápido: habilite alertas de umbral para las empresas que más se mudan, de modo que pueda reaccionar rápidamente ante los picos repentinos de demanda.
Órdenes de compra más inteligentes y pedidos inteligentes que reducen el dinero desperdiciado en exceso de existencias al por mayor y al por menor
Con un agotamiento preciso y unos parámetros dinámicos, la aplicación genera órdenes de compra que se ajustan a las necesidades reales y no a las instintos. Los pedidos inteligentes combinan los precios de los proveedores, los plazos de entrega y el valor actual del inventario para recomendar qué comprar y cuándo.
Esto reduce los dólares al por mayor y al por menor invertidos en botellas que se mueven lentamente y ayuda a evitar compras de emergencia a un costo mayor. Estas funciones también ayudan a reducir los niveles de inventario y minimizar el desperdicio al garantizar que solo almacene lo que necesita.
Reembolso práctico: más efectivo líquido y menos botellas sobrantes acumulando polvo en el almacén.
Consejo rápido: ponga a prueba pedidos inteligentes en una categoría, como cerveza de barril o licores de alto coste, para demostrar rápidamente el ROI.
La gestión del inventario es más rápida y se dedican menos horas a engorrosas básculas o a escribir listas manualmente
Una aplicación de inventario conectada al punto de venta agiliza el recuento para que el personal pueda revisar los recuentos, escanear códigos de barras o usar básculas opcionales solo cuando sea necesario. La aplicación facilita el inventario de la cerveza de forma rápida y precisa, lo que garantiza un seguimiento y una gestión precisos del stock de cerveza.
Esto reduce la dependencia del papel y el bolígrafo, reduce el tiempo de conteo y reduce los errores de transcripción.
Reembolso práctico: el inventario se adapta a los turnos y se facturan menos horas extras a los gerentes.
Consejo rápido: estandarice las zonas de recuento que coincidan con las ubicaciones de sus puntos de venta, como la barra principal, barra trasera, y espacio de almacenamiento para que los recuentos sean consistentes.
En qué se traduce todo esto: libros más claros y mejores márgenes
Combine la automatización, la precisión a nivel de receta, los pares dinámicos y los pedidos más inteligentes y obtendrá mejoras cuantificables en todas las operaciones. Los gerentes dedican menos tiempo a conciliar las cifras y más a los precios y las promociones que motivan a los líderes en mudanzas.
Los equipos de finanzas cierran meses más rápido porque el valor del inventario y los bienes vendidos se alinean sin modificaciones manuales.
Reembolso práctico: bebida más baja porcentajes de costos, menos inventarios, auditorías que requieren menos tiempo y un balance más limpio.
Consejo rápido: ejecute una prueba piloto de 30 a 60 días y compare las métricas previas y posteriores para la toma de inventario, la varianza y el volumen de pedidos de compra para que los propietarios vean las ventajas.
Enfoques de integración comunes y lo que significan para el gerente de su bar
Un poco de inventario los sistemas se integran con POS como una alimentación ligera de solo lectura y otras se sincronizan profundamente y presionan los ajustes.
Elegir el enfoque de integración correcto puede ayudar a los gerentes de bares a ahorrar tiempo, reducir costos y optimizar los procesos de ventas y compras al optimizar la administración del inventario.
Estos son los patrones comunes y qué esperar.
1. Sincronización del feed de ventas
El POS envía los datos de ventas y la aplicación de inventario resta las unidades del stock. Esto es útil para el seguimiento básico y las comprobaciones rápidas de desviaciones. Es sencillo y funciona con muchos modelos de herramientas empresariales basados en suscripciones.
2. Sincronización bidireccional con el mapeo de recetas
Esto vincula recetas, porciones y modificadores para que la aplicación de inventario comprenda que un «refresco de vodka con lima» consume 1.5 onzas de vodka y una rodaja. Esto permite que el sistema calcule las cantidades agotadas y el costo real de las bebidas con mayor precisión.
3. POS + básculas + escáneres de códigos de barras
Los locales de gran volumen combinan los datos de punto de venta con básculas para botellas y escaneo de códigos de barras para obtener métricas casi exactas del inventario de bebidas alcohólicas y cervezas de barril. El resultado son menos puntos ciegos y menos sorpresas al final del mes.
4. Integración total de las operaciones con el software de inventario de bares
Para los grupos más grandes, el valor es la integración que va más allá de los feeds de ventas y se incorpora a los sistemas de contabilidad y los flujos de trabajo de compras.
Cuando tu software de inventario de bares sincroniza las órdenes de compra, las facturas de los proveedores y el valor del inventario directamente con las operaciones contables; el balance se actualiza sin doble entrada.
Esto reduce el trabajo del equipo de finanzas, refuerza el proceso de gestión del inventario y hace que los informes de bienes vendidos sean más precisos para que los propietarios vean los márgenes reales. Agregue pedidos inteligentes y repartos centralizados en todas las ubicaciones y también liberará efectivo vinculado a los dólares de venta al por mayor y, al mismo tiempo, mejorará la eficiencia de las compras.
Cómo la integración reduce el problema del «papel y bolígrafo»
El inventario manual crea brechas. Las personas calculan que quedan botellas, los artículos favoritos de la multitud se cuentan mal y se ocultan los que se vierten en exceso.
Una aplicación de inventario integrada en el punto de venta reemplaza la gloriosa hoja de cálculo basada en la web de un portapapeles, o las hojas de cálculo locales en las que muchos bares aún confían, con recuentos automatizados, gráficos en línea en un panel web e informes que puede compartir con los propietarios.
Esto ahorra tiempo y reduce los errores humanos, y significa menos tiempo dedicado al inventario y más tiempo a las operaciones.
Qué preguntas debe hacer el gerente del bar antes de comprar
Cuando compre un software de inventario de bebidas integrado para POS, haga estas preguntas directas.
- ¿Con qué sistemas POS se integra y en qué tiempo real se sincroniza?
- ¿La integración mapea recetas y modificadores o solo las ventas sin procesar?
- ¿Puedo enviar órdenes de compra e importar las facturas de los proveedores a los sistemas de contabilidad?
- ¿La aplicación admite escáneres de códigos de barras y básculas de pesaje en varias ubicaciones?
- ¿Cómo gestiona el software las alertas de cambio de precios y los pares dinámicos cuando la demanda varía?
- ¿Cuál es el margen de error en las mediciones y qué hardware se necesita? ¿Se trata de un hardware caro o de herramientas simples y listas para usar?
- ¿El producto es una herramienta empresarial basada en una suscripción o una compra única? ¿Cuáles son los costos a medida que se agregan tantos usuarios y ubicaciones?
Responder a estas preguntas revelará qué sistemas son tácticos y cuáles son estratégicos, lo que le ayudará a elegir el sistema que tenga sentido para el tamaño y la complejidad de sus operaciones.
Una lista rápida para el comprador: características que realmente mueven la aguja
- Sincronización bidireccional del punto de venta y agotamiento a nivel de receta.
- Asegúrese de que la solución de inventario se integre perfectamente con su sistema POS para obtener datos de ventas en tiempo real, seguimiento de inventario y operaciones eficientes.
- Informes de varianza en tiempo real y listas de los principales impulsores.
- Pedidos inteligentes o sugerencias de órdenes de compra automatizadas que reducen el desperdicio de dólares al por mayor.
- Escáneres de códigos de barras y soporte de pesaje opcional para un inventario preciso de bebidas alcohólicas.
- Exportaciones de contabilidad o integración directa de sistemas de contabilidad para cerrar el mes más rápido.
- Aplicación móvil fácil de usar para que el personal pueda simplemente tocar y terminar los recuentos rápidamente.
- Panel web con gráficos en línea para propietarios y administradores de distrito.
Si un producto es solo una hoja de cálculo glorificada basada en la web, aun así resolverá el conteo, pero no le brindará información que reduzca el costo de las bebidas a largo plazo.
Mitos comunes en los que los operadores aún creen
- «Ya sabemos lo que derramamos»: los agotamientos reales son casi siempre diferentes de los que se acumulan. Un feed de punto de venta con un mapa de recetas revela que los modificadores se han echado en exceso o que han pasado por alto.
- «La aplicación de inventario es demasiado cara»: considere los dólares al por mayor recuperados y el tiempo ahorrado. Cuando el valor del inventario y los bienes vendidos son precisos, el software puede amortizarse reduciendo el desperdicio y haciendo pedidos más inteligentes.
- «Podemos mantener una hoja de cálculo propia»: las hojas de cálculo son frágiles para las operaciones en varias ubicaciones porque necesitan una consolidación manual y no proporcionan información sobre los clientes en tiempo real ni alertas de cambios de precios.
Las soluciones de gestión de inventario presentadas en Bar Rescue y en el programa de Paramount Network han demostrado su eficacia y credibilidad en la industria.
Los locales como Boston Pizza se benefician de estas herramientas al optimizar el inventario de los bares, reducir los costos y mejorar la eficiencia operativa.
Implementación de un sistema de inventario de bebidas
Implementar un sistema de inventario de bebidas no tiene por qué ser complicado. Comience por evaluar su proceso actual de administración de inventario para identificar las áreas en las que se puede mejorar la eficiencia. A continuación, seleccione un software de inventario que se adapte a sus necesidades operativas y a su presupuesto.
Una vez que el sistema esté en marcha, invierta en una capacitación exhaustiva del personal para garantizar que todos se sientan cómodos con el nuevo proceso de inventario y que los recuentos de inventario sean precisos de manera constante.
Revise periódicamente los informes y análisis proporcionados por el software para identificar tendencias, reducir el desperdicio y ajustar su estrategia de pedidos.
Cómo encaja WISK en esta imagen y por qué recomendamos analizarlo detenidamente
WISK está diseñado específicamente para los operadores de bebidas que desean un punto de venta integrado software de inventario de bebidas que se amplía desde barras individuales hasta operaciones en múltiples ubicaciones.
Se integra con una amplia gama de sistemas POS y le brinda un panel web para informes de variaciones, pares dinámicos y pedidos inteligentes para que pueda reducir el costo de las bebidas y mejorar la rotación del inventario.
Si quieres ver un ejemplo de la página de un socio de integración de POS, consulta Integraciones POS de WISK. Para obtener una descripción general del producto y las funciones, visite la página de inicio de WISK en WISK.ai.
WISK te ayuda administrar el inventario sin básculas engorrosas y reduce el tiempo dedicado a los recuentos de inventario, al tiempo que mejora la precisión de las operaciones contables. Esto se traduce en menos sorpresas en el balance, en un mejor seguimiento de los productos vendidos y en más efectivo líquido para reinvertir en promociones o personal.
WISK también puede comparar el costo real con coste teórico del recorrido para que puedas detectar los desbordamientos y recibir alertas prácticas cuando los cambios de precios requieran una actualización del menú.
Lista de verificación final antes de hacer una demostración de cualquier sistema
- Confirme la compatibilidad con el POS y la frecuencia de sincronización.
- Pruebe una demostración con su menú y un recuento real para medir las mejoras reales.
- Pregunte sobre la incorporación y el soporte para escáneres de códigos de barras y básculas.
- Verifique las exportaciones contables y los flujos de trabajo de las órdenes de compra.
- Comprueba los precios para usuarios y ubicaciones adicionales y si el producto es una herramienta empresarial basada en suscripciones que se adapta a tus necesidades.
Conclusión sobre los sistemas integrados en POS
Los sistemas integrados en el punto de venta suponen un punto de inflexión para la gestión del inventario en la industria hotelera. Al conectar su sistema de punto de venta con un software de gestión de inventario, puede automatizar el proceso de inventario, reducir los errores manuales y obtener visibilidad en tiempo real de sus existencias y ventas.
Esta integración permite un recuento de inventario más preciso, pedidos más inteligentes y una mejor toma de decisiones, todo lo cual contribuye a mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa.
Con el software de administración adecuado, puede optimizar la administración de su inventario, responder rápidamente a los cambios en la demanda y centrarse en lo que más importa: ofrecer experiencias de cliente excepcionales y crear una clientela leal.
Invertir en una solución de gestión de inventario integrada en el punto de venta es un movimiento estratégico que posiciona a su empresa para el éxito a largo plazo en un mercado competitivo.
¿Estás listo para dejar de adivinar y empezar a ahorrar?
Si quieres una demostración que muestre el software de inventario de bebidas integrado en el punto de venta en acción, el equipo de WISK te guiará a través de una configuración en vivo utilizando tu menú, te mostrará los informes de varianza y te demostrará cómo los pedidos inteligentes reducen el dinero desperdiciado al por mayor y al por menor.
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