Maintenir le programme de boissons d'un bar ou d'un hôtel en bonne santé est à la fois artistique et comptable. Lorsque nos coûts augmentent, que les stocks morts s'accumulent et que l'inventaire du papier et des stylos prend le relais, gérants de bar ont souvent du mal à pratiques de gestion des stocks obsolètes et l'inefficacité des feuilles de calcul locales.
C'est pourquoi POS a intégré logiciel d'inventaire des boissons n'est plus optionnel et constitue plutôt un outil de première ligne pour les responsables qui souhaitent réduire le coût des boissons, renforcer les contrôles et disposer de temps libre pour gérer l'atelier. Les logiciels modernes visent à gagner du temps, ce qui est logique pour les opérateurs qui cherchent à réduire leurs coûts et à gagner plus d'argent.
Vous trouverez ci-dessous un guide pratique de style Restaurant News expliquant pourquoi la synchronisation des points de vente est importante, quelles sont les différences entre les principales options intégrées et comment choisir le système adapté à votre activité.
Pourquoi la synchronisation des points de vente est plus importante que jamais
Un système de point de vente est l'endroit où les ventes ont lieu et les applications d'inventaire sont l'endroit où le stock est compté. Lorsque ces deux systèmes ne communiquent pas, les gestionnaires devinent la valeur de l'inventaire et comptabilisent les biens vendus à la dure.
Grâce à l'intégration du point de vente, vous obtenez des estimations en temps réel de la valeur monétaire de vos actifs en stock, ce qui vous permet de suivre la valeur financière de votre stock rapidement et avec précision.
L'intégration des points de vente transforme les données de vente en véritables épuisements, de sorte que les rapports sur les écarts reflètent l'activité réelle, que les bons de commande sont plus intelligents et que les systèmes de comptabilité se réconcilient avec moins de travail manuel. Les informations en temps réel sur les clients issues de la synchronisation des points de vente vous permettent de savoir quels cocktails sont les plus populaires lors des promotions de l'happy hour et quels sont les cocktails les plus vendus en stock.
Une gestion efficace des stocks permet de réduire les coûts opérationnels et d'améliorer les marges. Par exemple, une longue analyse du secteur a révélé que les restaurants qui bien gérer l'inventaire signalent généralement des coûts de nourriture et de boissons inférieurs à ceux qui ne le font pas.
Le cas simple en faveur de l'intégration : ce que vous obtenez lorsque l'application POS et l'application d'inventaire des boissons parlent
Correspondance automatique des ventes afin que le dénombrement des stocks reflète ce qui a été réellement utilisé et non ce qui a été versé
Une synchronisation du flux des ventes signifie que chaque vente de cocktails, de shots et de bouteilles enregistrée à la caisse réduit automatiquement le stock dans votre application d'inventaire de boissons. Cela supprime des heures de rapprochement manuel, car l'application utilise des transactions réelles pour mettre à jour les niveaux d'inventaire.
Lors de l'inventaire, le personnel peut rapidement passer à la bouteille suivante en appuyant sur son image dans l'interface de l'application, ce qui permet de rationaliser le processus et d'améliorer la précision. Si le personnel oublie de noter une compensation ou un modificateur, le dossier des ventes enregistre toujours la transaction, de sorte que les rapports sur les écarts sont plus fiables.
Récompension pratique : moins de surprises nocturnes et des calculs plus clairs des ventes de biens vendus pour vos opérations comptables.
Conseil rapide : confirmez que l'intégration gère les modificateurs et les compositions afin que l'utilisation des ingrédients des boissons mélangées soit correctement suivie.
Suivi précis du niveau d'alcool pour le calcul du coût des recettes et la déclaration des coûts réels
Lorsque les cartes de recettes sont liées à des données de ventes réelles, l'application peut convertir les onces vendues en variations mesurables du niveau d'alcool. Cela permet de comparer le coût théorique au coût réel, ce qui vous permet de repérer les versements excédentaires, les versements gratuits ou les frais manqués.
Au lieu d'estimer la valeur des stocks à partir de contrôles visuels, vous obtenez des chiffres d'épuisement liés aux recettes et aux ventes réelles. Le système utilise des algorithmes propriétaires pour garantir des calculs précis des stocks et des coûts.
Récompension pratique : plus serré inventaire des boissons alcoolisées des chiffres sur le bilan et de meilleures informations sur le coût par cocktail.
Conseil rapide : cartographiez les recettes du système avec des tailles de coulée standard et testez une semaine de dénombrements réels pour comparer la variance de la coulée.
Alertes de changement de prix et paires dynamiques qui s'adaptent à l'évolution de la demande
Les données POS indiquent ce qui se vend, quand et à quelle fréquence. Les applications d'inventaire utilisent ce signal pour recommander des pièces qui évoluent en fonction de la demande, qui peut varier en fonction des données de vente en temps réel et des tendances saisonnières, et pour déclencher des alertes de changement de prix lorsque les coûts des fournisseurs changent ou prix des menus sont mis à jour.
Cela évite les stocks excédentaires dus à des vendeurs lents et vous aide à ajuster vos achats en fonction des saisons de pointe.
Récompension pratique : moins de stocks morts et amélioré rotation de l'inventaire.
Conseil rapide : activez des alertes de seuil pour les principaux acteurs afin de réagir rapidement aux pics de demande soudains.
Des bons de commande et des commandes intelligents qui réduisent les dollars de gros et de détail gaspillés en cas de surstock
Grâce à un épuisement précis et à des pars dynamiques, l'application génère des bons de commande qui correspondent à des besoins réels plutôt qu'à des intuitions. Les commandes intelligentes combinent les prix des fournisseurs, les délais et la valeur actuelle des stocks pour recommander ce qu'il faut acheter et à quel moment.
Cela permet de réduire les dollars de gros et de détail immobilisés dans des bouteilles lentes et d'éviter des achats d'urgence à des coûts plus élevés. Ces fonctionnalités contribuent également à réduire les niveaux d'inventaire et à minimiser le gaspillage en vous assurant de ne stocker que ce dont vous avez besoin.
Récompension pratique : plus d'argent liquide et moins de bouteilles restantes qui ramassent la poussière dans la réserve.
Conseil rapide : pilotez des commandes intelligentes dans une catégorie, telle que la bière pression ou les spiritueux onéreux, pour obtenir rapidement un retour sur investissement.
Une gestion des stocks plus rapide et moins d'heures passées à utiliser des balances encombrantes ou à rédiger des listes manuellement
Une application d'inventaire connectée au point de vente rationalise le comptage afin que le personnel puisse accéder aux comptes, scanner les codes-barres ou utiliser des balances optionnelles uniquement lorsque cela est nécessaire. L'application facilite l'inventaire de la bière rapidement et avec précision, garantissant un suivi et une gestion précis du stock de bière.
Cela permet de réduire la dépendance au papier et au stylo, de réduire le temps de comptage et de réduire les erreurs de transcription.
Récompension pratique : des inventaires qui s'adaptent aux horaires de travail et permettent de réduire les heures supplémentaires facturées aux gestionnaires.
Conseil rapide : standardisez les zones de comptage qui correspondent à vos emplacements de point de vente, comme la barre principale, barre arrière, et de l'espace de stockage pour que les comptes soient cohérents.
Tout cela se traduit par des livres plus clairs et de meilleures marges
Associez l'automatisation, la précision des recettes, des pièces dynamiques et des commandes plus intelligentes et vous obtenez des gains mesurables dans l'ensemble des opérations. Les managers passent moins de temps à réconcilier les chiffres et plus de temps à s'occuper des prix et des promotions qui font avancer les entreprises les plus influentes.
Les équipes financières clôturent leurs activités des mois plus rapidement, car la valeur des stocks et les marchandises vendues s'alignent sans modification manuelle.
Récompension pratique : boisson plus faible pourcentages de coûts, moins de prises d'inventaire, moins d'audits fastidieux et un bilan plus propre.
Conseil rapide : lancez un projet pilote de 30 à 60 jours et comparez les indicateurs avant et après les prises d'inventaire, les écarts et le volume des bons de commande afin de rendre les avantages visibles pour les propriétaires.
Les approches d'intégration courantes et ce qu'elles signifient pour votre directeur de bar
Un peu d'inventaire les systèmes s'intègrent au POS en tant que flux léger en lecture seule et d'autres synchronisent en profondeur et appuient sur les réglages.
Le choix de la bonne approche d'intégration peut aider les gérants de bar à gagner du temps, à réduire les coûts et à optimiser les processus de vente et d'achat en rationalisant la gestion des stocks.
Voici les tendances courantes et ce à quoi il faut s'attendre.
1. Synchronisation du flux de vente
Le point de vente envoie les données de vente et l'application d'inventaire soustrait les unités du stock. Ceci est utile pour le suivi de base et les contrôles rapides des écarts. Il est simple et fonctionne avec de nombreux modèles d'outils professionnels basés sur des abonnements.
2. Synchronisation bidirectionnelle avec mappage des recettes
Cela relie les recettes, les portions et les modificateurs afin que l'application d'inventaire comprenne qu'un « soda à la vodka au citron vert » consomme 1,5 once de vodka et un quartier. Cela permet au système de calculer les épuisements réels et le coût des boissons avec une meilleure précision.
3. POS + balances + lecteurs de codes-barres
Les sites à fort volume combinent les données POS avec balances pour bouteilles et la lecture de codes-barres pour obtenir un inventaire presque exact des boissons alcoolisées et des mesures relatives à la bière pression. Résultat : moins d'angles morts et moins de surprises à la fin du mois.
4. Intégration complète des opérations au logiciel d'inventaire des bars
Pour les grands groupes, l'intérêt réside dans l'intégration qui va au-delà des flux de vente et qui s'intègre aux systèmes de comptabilité et aux flux de travail d'achat.
Quand votre logiciel d'inventaire des bars synchronise les bons de commande, les factures des fournisseurs et la valeur des stocks directement avec les opérations comptables ; le bilan est mis à jour sans double saisie.
Cela réduit le travail de l'équipe financière, resserre le processus de gestion des stocks et rend les rapports sur les marchandises vendues plus précis afin que les propriétaires puissent bénéficier de véritables marges. Ajoutez des commandes intelligentes et des pièces centralisées entre les différents sites et vous libérez également de l'argent lié aux dollars de gros tout en améliorant l'efficacité des achats.
Comment l'intégration réduit le problème du « papier et du stylo »
L'inventaire manuel crée des lacunes. Les gens estiment qu'il reste des bouteilles, les articles préférés de la foule sont mal comptés et le versement excessif est masqué.
Une application d'inventaire intégrée au point de vente remplace la glorieuse feuille de calcul Web sur un presse-papiers, ou les feuilles de calcul locales sur lesquelles de nombreuses barres s'appuient encore, par des comptages automatisés, des graphiques en ligne sur un tableau de bord Web et des rapports que vous pouvez partager avec les propriétaires.
Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines, ce qui signifie moins de temps consacré à l'inventaire et plus de temps aux opérations.
Quelles questions votre gérant de bar devrait poser avant d'acheter
Lorsque vous achetez un logiciel d'inventaire des boissons intégré au point de vente, posez-vous ces questions directes.
- À quels systèmes de point de vente cela s'intégre-t-il et dans quelle mesure la synchronisation se fait-elle en temps réel ?
- L'intégration met-elle en correspondance les recettes et les modificateurs ou uniquement les ventes brutes ?
- Puis-je envoyer des bons de commande et importer les factures des fournisseurs dans les systèmes comptables ?
- L'application prend-elle en charge les lecteurs de codes-barres et les balances sur plusieurs sites ?
- Comment le logiciel gère-t-il les alertes de changement de prix et les paris dynamiques lorsque la demande varie ?
- Quelle est la marge d'erreur sur les mesures et quel matériel est requis ? S'agit-il de matériel coûteux ou de simples outils prêts à l'emploi ?
- Le produit est-il un outil commercial basé sur un abonnement ou un achat unique ? Quels sont les coûts associés à l'ajout d'un maximum d'utilisateurs et de sites ?
Les réponses à ces questions vous indiqueront quels systèmes sont tactiques et lesquels sont stratégiques, ce qui vous aidera à choisir le système le mieux adapté à la taille et à la complexité de vos opérations.
Une liste de contrôle rapide à l'intention des acheteurs : des fonctionnalités qui font réellement avancer les choses
- Synchronisation bidirectionnelle du point de vente et épuisement des recettes au niveau des recettes.
- Assurez-vous que la solution d'inventaire s'intègre parfaitement à votre système de point de vente pour des données de vente en temps réel, un suivi des stocks et des opérations efficaces.
- Rapports sur les écarts en temps réel et listes des acteurs les plus actifs.
- Des commandes intelligentes ou des suggestions de bons de commande automatisées qui réduisent le gaspillage de dollars en gros.
- Lecteurs de codes-barres et support de pesage en option pour un inventaire précis des boissons alcoolisées.
- Exportations comptables ou intégration directe de systèmes comptables pour clôturer le mois plus rapidement.
- Application mobile conviviale qui permet au personnel d'appuyer simplement et de terminer le décompte rapidement.
- Tableau de bord Web avec graphiques en ligne pour les propriétaires et les directeurs de district.
Si un produit n'est qu'une feuille de calcul Web glorifiée, il permettra tout de même de résoudre le comptage mais ne vous donnera pas d'informations permettant de réduire le coût des boissons à long terme.
Mythes courants auxquels les opérateurs continuent de croire
- « Nous savons déjà ce que nous versons » — Les épuisements réels sont presque toujours différents de ceux qui sont consommés. Un flux POS avec mappage des recettes révèle que les modificateurs ont été versés ou oubliés.
- « L'application d'inventaire coûte trop cher » — Tenez compte des dollars de gros récupérés et du temps économisé. Lorsque la valeur des stocks et les marchandises vendues sont exactes, le logiciel peut être rentabilisé en réduisant le gaspillage et en passant des commandes plus intelligentes.
- « Nous pouvons conserver une feuille de calcul locale » — Les feuilles de calcul sont fragiles pour les opérations multisites, car elles nécessitent une consolidation manuelle et ne fournissent pas d'informations en temps réel sur les clients ni d'alertes de changement de prix.
Les solutions de gestion des stocks présentées dans l'émission Bar Rescue et Paramount Network ont prouvé leur efficacité et leur crédibilité dans l'industrie.
Des établissements tels que Boston Pizza bénéficient de ces outils en rationalisant l'inventaire des bars, en réduisant les coûts et en améliorant l'efficacité opérationnelle.
Mise en œuvre d'un système d'inventaire des boissons
Le déploiement d'un système d'inventaire des boissons ne doit pas être compliqué. Commencez par évaluer votre processus actuel de gestion des stocks afin d'identifier les domaines dans lesquels l'efficacité peut être améliorée. Ensuite, sélectionnez un logiciel d'inventaire adapté à vos besoins opérationnels et à votre budget.
Une fois le système en place, investissez dans une formation approfondie du personnel pour vous assurer que tout le monde est à l'aise avec le nouveau processus d'inventaire et que les inventaires sont toujours exacts.
Passez régulièrement en revue les rapports et les analyses fournis par le logiciel pour identifier les tendances, réduire le gaspillage et affiner votre stratégie de commande.
Comment WISK s'inscrit dans cette image et pourquoi nous vous recommandons de regarder de plus près
WISK est spécialement conçu pour les opérateurs de boissons qui souhaitent intégrer un point de vente logiciel d'inventaire des boissons qui s'étend des barres simples aux opérations sur plusieurs sites.
Il s'intègre à un large éventail de systèmes de point de vente et vous fournit un tableau de bord Web pour les rapports d'écarts, les comparaisons dynamiques et les commandes intelligentes afin que vous puissiez réduire le coût des boissons et améliorer la rotation des stocks.
Si vous voulez un exemple d'intégration de point de vente, consultez la page d'un partenaire Intégrations POS de WISK. Pour un aperçu du produit et des fonctionnalités, visitez la page d'accueil de WISK à l'adresse WISK.ai.
WISK vous aide gérer l'inventaire sans balances encombrantes et réduit le temps consacré à l'inventaire des stocks tout en améliorant la précision des opérations comptables. Cela se traduit par moins de surprises sur le bilan, un meilleur suivi des biens vendus et des liquidités plus importantes à réinvestir dans les promotions ou la dotation en personnel.
WISK peut également comparer le coût réel à coût théorique pour afin que vous puissiez repérer les excès de prix et recevoir des alertes exploitables lorsque les changements de prix nécessitent une mise à jour du menu.
Liste de contrôle finale avant de faire la démonstration d'un système
- Vérifiez la compatibilité du POS et la fréquence de synchronisation.
- Testez une démo avec votre menu et un compte réel pour mesurer les améliorations réelles.
- Renseignez-vous sur l'intégration et l'assistance pour les lecteurs de codes-barres et les balances.
- Vérifiez les exportations comptables et les flux de commande.
- Vérifiez les prix pour les utilisateurs et les sites supplémentaires et vérifiez s'il s'agit d'un outil commercial par abonnement qui s'adapte à vos besoins.
Conclusion sur les systèmes intégrés au POS
Les systèmes intégrés aux points de vente changent la donne en matière de gestion des stocks dans le secteur de l'hôtellerie. En connectant votre système de point de vente à un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez automatiser le processus d'inventaire, réduire les erreurs manuelles et bénéficier d'une visibilité en temps réel de vos stocks et de vos ventes.
Cette intégration permet des inventaires plus précis, des commandes plus intelligentes et une meilleure prise de décisions, ce qui contribue à améliorer la rentabilité et l'efficacité opérationnelle.
Avec le bon logiciel de gestion en place, vous pouvez rationaliser la gestion de vos stocks, réagir rapidement à l'évolution de la demande et vous concentrer sur ce qui compte le plus : offrir une expérience client exceptionnelle et fidéliser votre clientèle.
Investir dans une solution de gestion des stocks intégrée au point de vente est une décision stratégique qui permet à votre entreprise de réussir à long terme sur un marché concurrentiel.
Êtes-vous prêt à arrêter de deviner et à commencer à économiser ?
Si vous souhaitez une démonstration montrant le logiciel d'inventaire des boissons intégré au point de vente en action, l'équipe de WISK vous expliquera une configuration en direct à l'aide de votre menu, affichera des rapports sur les écarts et démontrera comment les commandes intelligentes réduisent le gaspillage de dollars en gros et au détail.
Cliquez ici pour planifier une démonstration et découvrez comment les logiciels de gestion des stocks peuvent évoluer prises d'inventaire en dollars économisés et en temps récupéré.
