El inventario es un problema operativo que se oculta a simple vista. Para los propietarios y administradores de hoteles, un proceso de control de inventario deficiente se traduce en un desperdicio de existencias, una pérdida de ingresos, confusión en el personal y una decepción para los huéspedes.
Este artículo muestra estrategias prácticas de gestión del inventario, una breve historia de cómo los hoteles rastreaban las existencias y lecciones claras que convierten el inventario de los hoteles en una fuente de beneficios. También mostramos cómo WISK encaja en la tecnología de un hotel para ofrecer una gestión eficiente del inventario y una mayor satisfacción de los huéspedes.
Por qué es importante la gestión del inventario de los hoteles en este momento
Los hoteles hacen malabares con habitaciones de hotel, establecimientos de comida y bebida, banquetes y en la parte trasera de la casa suministros a través de múltiples fuentes de reserva. Una mala gestión del inventario de los hoteles provoca un exceso de existencias en las tiendas, comida y bebida estropeada, compras de emergencia y pérdida de ingresos. Las voces del sector advierten que la estrategia de inventario de un hotel está agotando discretamente los presupuestos y ralentizando las operaciones, que es exactamente lo que los operadores no pueden permitirse en entornos con márgenes ajustados.
El mercado de software de gestión hotelera y hotelera crece a medida que los operadores invierten en sistemas que unifican el seguimiento del inventario, la integración del sistema de administración de propiedades, la previsión de la demanda y la gestión de ingresos. Ese impulso significa que ahora es el momento de revisar el control del inventario, que es importante para maximizar los ingresos y la satisfacción de los huéspedes.
Historial rápido: cómo los hoteles rastreaban las existencias antes y ahora
Tradicionalmente, los hoteles guardaban registros en cuadernos, hojas de cálculo y en la cabeza del personal con muchos años de servicio. Ese enfoque de inventario primario funcionó en propiedades pequeñas, pero fracasó, ya que los canales de distribución se multiplicaron y las expectativas de los huéspedes aumentaron.
A medida que los canales de reservas pasaban de las reservas directas a los sistemas de distribución global y las agencias de viajes en línea, los hoteles necesitaban una estrategia integral de inventario de habitaciones y un modelo de inventario agrupado que pudiera comunicarse con los sistemas de administración de propiedades y las herramientas de administración de canales. Los sistemas modernos de gestión de inventario cierran esa brecha con el seguimiento del inventario en tiempo real y la conciliación automatizada.
Qué aspecto tiene una buena gestión del inventario hotelero
Un buen control de inventario abarca más que contar botellas y ropa de cama. Un sistema eficaz de gestión de inventario hotelero combina:
- Preciso niveles de inventario en los puntos de venta y en la parte trasera de la casa
- Seguimiento de inventario que lee las ventas desde el punto de venta y actualiza las existencias en tiempo real
- Previsión de la demanda que anticipa las fluctuaciones estacionales de la demanda y las fechas de mayor actividad
- Integración con el sistema de administración de propiedades y los canales de distribución para el inventario de habitaciones y los paquetes de comida y bebida
- Informes integrales que respaldan las decisiones basadas en datos y la gestión de ingresos
Cuando gestionas el inventario de forma eficaz, reduces la pérdida de ingresos, mantienes la satisfacción de los huéspedes y liberas al personal del hotel para que se concentre en el servicio en lugar de en buscar suministros.
Problemas típicos a los que se enfrentan los hoteles y soluciones rápidas
Problema 1: registros dispersos y recuentos inconsistentes
Solución: centralice los registros con un único sistema de gestión del inventario del hotel y establezca rutinas para la revisión periódica de los recuentos y las variaciones.
Problema 2: pedidos excesivos y despilfarro
Solución: Usa el software de gestión de inventario con el uso análisis para establecer niveles de paridad y sugerencias de compra automatizadas que coinciden con los datos históricos y las previsiones de la demanda.
Problema 3: inventario de habitaciones y ofertas de comida y bebida desalineadas en todos los canales
Solución: Sincronice el sistema de administración de propiedades y el administrador de canales para que las promociones y los paquetes reflejen la disponibilidad precisa y el inventario agrupado sea visible en todos los canales de distribución.
Problema 4: informes lentos y costos poco claros
Solución: Implemente un sistema que traduzca los recuentos en el costo de los productos vendidos y los vincule a la administración de ingresos para que pueda comparar los precios de mercado, los márgenes de los menús y las tasas de ocupación.
Estrategias de gestión de inventario que realmente funcionan
- Establezca niveles de paridad realistas para los productos esenciales y de temporada para evitar el desabastecimiento y el exceso.
- Implemente un recuento cíclico para artículos de alto valor, como vinos y licores, en lugar de un recuento anual.
- Automatice las órdenes de compra de suministros esenciales y especifique los proveedores preferidos en el sistema de propiedad de su hotel.
- Usa el inventario agrupado para grupos de propiedades múltiples, de modo que puedas mover las existencias de un local a otro en lugar de comprar uno nuevo.
- Combine el seguimiento del inventario con las integraciones de punto de venta para que el consumo genere ajustes de inventario precisos.
- Realice un análisis de varianza mensual y utilice los datos históricos para refinar la previsión de la demanda y las estrategias de precios dinámicos para los eventos de alimentación y bebida.
Estas estrategias respaldan la eficiencia operativa y ayudan a los propietarios de hoteles a obtener los máximos ingresos tanto de las habitaciones como de los establecimientos.
Los datos importan: qué medir
Haga un seguimiento de estos KPI y estará al tanto del estado del inventario: niveles de inventario precisos, costo de los productos vendidos, tasa de contracción, cumplimiento de la normativa, antigüedad de las existencias, ratio de rotación y brecha entre las ventas y el consumo registrado.
Utilice informes exhaustivos para convertir los datos históricos en decisiones de compra y precios más inteligentes que protejan la reputación del hotel y la satisfacción de los huéspedes.
Un caso breve sobre la transformación digital en la hostelería
Las herramientas digitales que conectan la recepción, el punto de venta, la administración de propiedades y la administración de inventario reducen el trabajo manual y los errores.
La transformación digital mejora la eficiencia y la experiencia de los huéspedes cuando se eligen sistemas para resolver puntos problemáticos operativos específicos, como el seguimiento del inventario, el control de compras y la generación de informes en varios canales de reserva.
Cita de referencia
«El inventario no es glamoroso, pero es esencial. Cuando la estrategia de inventario fracasa, el resto de las operaciones se esfuerzan por cubrir la brecha y el presupuesto se ve afectado». un análisis de hospitalidad observado recientemente.
Cómo se relaciona el inventario de alimentos y bebidas con la satisfacción y los ingresos de los huéspedes
Los huéspedes notan pequeñas cosas, como lo incorrecto carta de vinos, artículos faltantes en el minibar o una estación de desayuno vacía durante las horas pico de salida. Estos fracasos erosionan la reputación del hotel y pueden reducir las reservas repetidas de su mercado objetivo.
El seguimiento preciso y la gestión eficiente del inventario significan que los huéspedes encuentran lo que esperan y que el personal puede ofrecer un servicio uniforme. El resultado son mayores ingresos hoteleros, mejores tasas de ocupación y mejores reseñas en línea.
Cuando el control de inventario afecta a otros sistemas hoteleros
Los sistemas de inventario deben integrarse en la tecnología de su hotel: el sistema de administración de propiedades, el motor de reservas en línea, el administrador de canales, el punto de venta y el software de contabilidad. Esa conectividad le permite:
- Alinee las ofertas en varios canales de reserva y sistemas de distribución globales para evitar reservas dobles y una disponibilidad incorrecta de paquetes.
- Utilice los datos de ventas del punto de venta para conciliar los puntos de venta y actualizar el inventario en tiempo real.
- Compare los precios de mercado y tome decisiones basadas en datos sobre promociones y precios del menú.
Estas conexiones permiten a los administradores de hoteles pronosticar la demanda y establecer estrategias de precios dinámicas que respondan a la demanda del mercado.
Por qué los hoteles eligen el software de gestión de inventario
El software de gestión de inventario aporta precisión y velocidad al recuento y la generación de informes. En lugar de utilizar registros manuales, los hoteles pueden realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, realizar recuentos más rápidos y detectar automáticamente las variaciones.
Esto permite una gestión eficiente tanto de las necesidades de gestión del inventario de habitaciones de hotel como de las tiendas de alimentos y bebidas, de modo que puede optimizar los niveles de inventario y obtener los máximos ingresos.
Para un descripción general de las funciones que ofrecen los operadores hoteleros encuentre valioso, consulte esta guía práctica para la gestión del inventario hotelero.
Cómo ayuda WISK a los hoteles a simplificar el inventario de alimentos y bebidas
WISK es restaurante construido para servir y equipos de hostelería que necesitan rapidez y precisión gestión de inventario sin complejidad. Las soluciones hoteleras de WISK centralizan el inventario en todos los establecimientos, automatizan el seguimiento del consumo y producen informes completos que respaldan la gestión de los ingresos y las decisiones de compra.
Para conocer las funciones y integraciones que se adaptan a los flujos de trabajo de los hoteles, explore la descripción general del producto de WISK.
Estas son las formas prácticas en las que WISK puede cambiar las operaciones diarias:
- Seguimiento del inventario en tiempo real que se sincroniza con el punto de venta para que el personal del hotel vea los niveles de inventario precisos en varios canales de reserva.
- Cálculos de costos y costos de menús automatizados que sirven de base para la administración efectiva del inventario y las estrategias dinámicas de precios.
- Informes centralizados para grupos y hoteles con varios puntos de venta para que pueda comparar los precios de mercado, realizar un seguimiento de los datos históricos y optimizar el movimiento de las existencias con un modelo de inventario agrupado.
- Recuentos más rápidos y una mayor precisión que reducen el tiempo de trabajo y la reducción, de modo que el personal puede centrarse en la experiencia de los huéspedes en lugar de en los registros en papel.
Lista de verificación de implementación para hoteleros
- Audite los procesos y herramientas de inventario actuales.
- Decida qué puntos de venta y artículos son de alta prioridad para la automatización.
- Las integraciones de mapas necesarias con su sistema de administración de propiedades y POS.
- Establezca los niveles de paridad y la cadencia de presentación de informes durante los primeros 90 días.
- Capacite al personal del hotel y establezca la propiedad de los recuentos y las aprobaciones de compras.
- Revise los informes de varianza y perfeccione la previsión de la demanda cada mes.
Un paso transaccional: qué preguntar al elegir un software
Al evaluar los sistemas, busque soluciones que brinden: seguimiento del inventario en tiempo real, integraciones de sistemas de administración de propiedades y puntos de venta, informes centralizados en todos los lugares, pedidos automatizados flujos de trabajo, soporte para inventario agrupado y exportación de datos para contabilidad.
Solicita también asistencia para la incorporación y una demostración que muestre los escenarios de reserva típicos de tu hotel y las fluctuaciones estacionales de la demanda.
Discurso final: hacer del inventario una palanca de ingresos, no un centro de costos
BATIDOR gira el inventario en una herramienta estratégica que apoya la satisfacción de los huéspedes y los objetivos de ingresos. Con el sistema de gestión de inventario hotelero adecuado, se obtiene un seguimiento preciso, se optimizan los niveles de inventario y se obtiene la eficiencia operativa necesaria para ofrecer un mejor servicio a los huéspedes y aumentar los ingresos del hotel.
WISK ayuda a los hoteles a optimizar los procesos, reducir la pérdida de ingresos y ofrecer experiencias consistentes en todas las habitaciones de hotel y establecimientos de comida y bebida. Para obtener detalles prácticos sobre cómo WISK apoya las operaciones hoteleras, consulte Página de hospitalidad de WISK.
Llamado a la acción
¿Está preparado para simplificar la forma en que los hoteles gestionan el inventario de alimentos y bebidas con WISK? Reserva una demostración gratuita para ver el seguimiento del inventario en tiempo real, las integraciones de POS y administración de propiedades y los informes que lo ayudan a optimizar los niveles de inventario y aumentar los ingresos del hotel.
Haga que el control del inventario sea importante en cada decisión y comience a proteger el margen hoy mismo.
