Los propietarios de bares inteligentes saben que los precios de los proveedores pueden variar enormemente de un pedido a otro. Una semana el tequila cuesta una cosa, la semana siguiente el vodka sube y, de repente, los totales de tus facturas no se parecen en nada a lo que habías presupuestado.
Cuando los márgenes ya son ajustados, los pequeños cambios en los precios crean grandes problemas para los costos de las bebidas. Aquí es donde una aplicación de inventario para camareros que ofrece un seguimiento del inventario en tiempo real deja de ser una comodidad y pasa a ser más una protección financiera.
En esta guía, veremos cómo un moderno software de inventario de bares puede ayudarlo a administrar el inventario con mayor precisión, negociar las relaciones con los proveedores desde una posición sólida y mantener a su equipo alineado para que todos estén en sintonía. La atención se centra en cómo sistema de inventario de bares como el de WISK, ofrece la claridad gerentes de bar necesidad cuando los precios parecen impredecibles.
La verdadera razón por la que los precios de los proveedores se complican
Los precios raramente se vuelven caóticos de la noche a la mañana Por lo general, todo comienza con pequeños cambios que pasan desapercibidos porque los recuentos de inventario llevan demasiado tiempo o porque tu equipo utiliza hojas de cálculo antiguas que no capturan los costos actualizados. Cuando haces malabares con varias ubicaciones, diferentes órdenes de compra y una combinación de proveedores, esos pequeños cambios generan incoherencias aún mayores.
Muchos operadores siguen rastreando inventario de licores con métodos manuales que consumen incontables horas. Es posible que ya sepa cuánto tiempo lleva contar las botellas, hacer un seguimiento de su valor en dólares y calcular los productos vendidos sin el software adecuado. La mayoría de los equipos se conforman con estimaciones aproximadas. Luego, cuando los totales de las facturas aumentan, no puedes solucionar el problema una vez que el dinero ya ha salido de tu cuenta.
UN aplicación de inventario de bares cambia esa dinámica porque le brinda datos de inventario que reflejan lo que está sucediendo hoy en día. Con las herramientas adecuadas, puede detectar las anomalías en los precios, comparar los pedidos de compra históricos y ver cómo los cambios en los costos afectan a los actuales costo en la receta nivel. Es el tipo de visibilidad que tiene sentido cuando cada botella cuenta.
Consejo 1: Comience con recuentos precisos y deje de adivinar
Si sus cifras no coinciden con la realidad, las decisiones de precios de los proveedores serán conjeturas. Contar el inventario es tedioso, pero las aplicaciones de inventario de bares te permiten escanear códigos de barras y sincronizar los recuentos en varios dispositivos para que puedas hacer el inventario más rápido y con menos errores.
Las integraciones de escaneo de códigos de barras y básculas Bluetooth aceleran los recuentos de ciclos y reducen la varianza, lo que hace que sus órdenes de compra sean más precisas y sus conversaciones con los proveedores más creíbles.
Paso práctico: programar los recuentos cíclicos semanales según los turnos lentos y el uso escaneo de códigos de barras para capturar el inventario cuenta rápidamente. Rastrea niveles de inventario y alertas de existencias bajas para que puedas volver a hacer pedidos antes de que se acaben, pero evitar el exceso de existencias que inhabilita el efectivo.
Consejo 2: vincule los datos de inventario con el POS y los datos de ventas reales
Los precios de los proveedores deben basarse en cómo se venden realmente los artículos, no solo en lo que esperas que se vendan. Cuando tu sistema de inventario importa automáticamente los datos de ventas del sistema POS, obtienes números reales de productos vendidos y recetas de bebidas.
Esto le permite calcular el costo del artículo y el costo promedio del licor con precisión, y detectar discrepancias entre el uso teórico y el real. Aquí es donde una aplicación de inventario con código de barras e integrada en el punto de venta se convierte en una función imprescindible.
Qué hacer hoy: asegúrate de que tu aplicación de inventario admite la integración de puntos de venta y de que los datos de ventas fluyen. Realiza el informe de varianza semanalmente para que tú y los directores de tu bar estéis informados.
Consejo 3: convierta los recuentos de inventario en órdenes de compra más inteligentes
Las órdenes de compra deben ser el resultado de los datos de inventario y no un hábito. Con niveles de inventario y tendencias de demanda precisos, puede negociar mejores precios con los proveedores consolidando los pedidos, programando las compras en función de las promociones o comprometiéndose a ofrecer volúmenes predecibles a cambio de descuentos. Las herramientas de inventario que muestran análisis detallados te ayudan a identificar qué líneas debes superar y cuáles recortar.
Paso práctico: utilice análisis detallados para crear un cuadro de mando de proveedores. Realice un seguimiento de los plazos de entrega, los cambios de precios y las desviaciones en las facturas para saber qué proveedores ofrecen de manera confiable al mejor costo y servicio.
Consejo 4: Usa el costo real y el costo de los artículos para comparar las ofertas de los proveedores
Dos botellas de la misma etiqueta pueden tener costos totales diferentes una vez que se incluyen el flete, las promociones y los depósitos de botellas. Un buen sistema de inventario calcula automáticamente el coste real y el coste de los artículos a partir de las facturas y las órdenes de compra. Esto significa que puede comparar las ofertas de los proveedores utilizando el valor en dólares que más le interese, no solo el precio fijo.
Cotización para usar en la negociación: muestra a tu proveedor el costo de los artículos a nivel de SKU. Los proveedores responden a los datos. Cuando presentas datos de inventario precisos, es más probable que igualen los precios de la competencia u ofrezcan descuentos por pago anticipado.
Consejo 5: proteja el margen con alertas de existencias bajas y optimización del PAR
Las alertas de existencias bajas evitan los pedidos de emergencia que cuestan más. La optimización del PAR le ayuda a mantener la cantidad correcta de existencias para no hacer pedidos en exceso por miedo a que se agoten. Ambas funciones se incorporan directamente a la estrategia de precios de los proveedores, ya que los patrones de pedido predecibles y estables te convierten en un mejor cliente, y los mejores clientes suelen obtener mejores precios.
Ganancia rápida: establezca alertas de existencias bajas y revise los niveles de PAR mensualmente. Usa la información de la aplicación para ajustar el PAR periódicamente en función de las tendencias y eventos de ventas.
Consejo 6: Administre múltiples ubicaciones y centralice las compras
Si administras más de un local, no puedes administrar los precios de los proveedores a nivel local y esperar eficiencia. Las compras centralizadas con datos de inventario compartidos reducen los pedidos redundantes, garantizan los descuentos por volumen y simplifican los sistemas de contabilidad.
El software de inventario de bares adecuado admite usuarios ilimitados y múltiples ubicaciones para que los gerentes corporativos, regionales y de bares tengan los mismos datos de inventario y puedan colaborar en las ofertas con los proveedores.
Consejo de implementación: pase a un único sistema de inventario en todas las ubicaciones para que las órdenes de compra y las facturas de los proveedores se consoliden. De este modo, se reducen los SKU duplicados y se obtiene una mayor capacidad de negociación.
Una breve historia: por qué esto cambió todo recientemente
Hace diez años, los procesos de inventario se basaban en papel y los sistemas POS a menudo eran islas. Eso obligaba a hacer conjeturas y provocaba varianzas. Las aplicaciones de inventario modernas unen las dos cosas.
Escaneo de códigos de barras y integración con sistemas POS han supuesto un punto de inflexión, y el software de inventario ahora automatiza gran parte de lo que antes llevaba incontables horas. Los operadores que adoptaron estas herramientas experimentaron reducciones apreciables en el tiempo dedicado a hacer el inventario y a la compra de alimentos y porcentaje de costo de bebidas.
Una estadística útil: restaurantes y los bares que utilizan software de inventario suelen informar de caídas mensurables en los costos y de importantes ahorros de tiempo gracias a los procesos de inventario automatizados. Un resumen reciente descubrió que los restaurantes pueden ver un Reducción del 2 al 5 por ciento en el porcentaje de costos utilizando un software de gestión de inventario, que acumula rápidamente las pérdidas y ganancias mensuales.
Errores comunes de precios de los proveedores que se deben evitar
• Usar únicamente los precios de lista e ignorar los detalles de la factura y los costos de flete.
• Hacer un pedido «solo por seguridad» y terminar con un exceso de existencias que reduce el flujo de caja.
• No conciliar los informes de varianza para que el robo o el despilfarro pasen desapercibidos.
• Ejecutar recuentos manuales que difieren entre varios dispositivos y administradores.
Todo esto crea palancas que los proveedores explotan o que generan costos ocultos. Los sistemas de inventario modernos reducen estas brechas mediante el escaneo de códigos de barras, el análisis detallado, los informes de varianza y la sincronización de los sistemas de contabilidad.
Cómo hacer que las conversaciones con los proveedores sean constructivas
Asista a las reuniones de proveedores con datos claros. Comparta el uso a nivel de SKU, el consumo semanal promedio y el historial de pedidos de compra. Si les muestras a los proveedores las tendencias de consumo precisas y la cadencia de pedidos deseada, pueden presentar propuestas que tengan sentido para ambas partes. Los proveedores tienden a recompensar los pedidos consolidados y predecibles con mejores precios o condiciones favorables.
Consejo profesional: lleve los informes de varianza y las órdenes de compra a la reunión. Utilízalos como prueba cuando pidas mejores condiciones.
En qué funciones debe insistir en el software de inventario de barras adecuado
Cuando evalúe las opciones, busque estas características principales: escaneo de códigos de barras, integración de puntos de venta, alertas de existencias bajas, análisis detallados, cálculo del costo de los artículos y del costo real, capacidad de administrar órdenes de compra, soporte multidispositivo para usuarios ilimitados e informes sobre los recuentos de inventario y el valor en dólares. Un sistema que admita la integración de básculas por Bluetooth y la importación de facturas de proveedores hará que el recuento del inventario y la conciliación de las facturas sean más rápidos y precisos.
Cómo le ayuda WISK a negociar mejores precios con los proveedores
Si desea una solución única que gestione el escaneo de códigos de barras, el seguimiento del inventario en tiempo real, el cálculo de costos de los artículos, las órdenes de compra y la integración de puntos de venta, WISK está diseñado para ese flujo de trabajo. La aplicación de inventario de bares de WISK automatiza los informes de inventario, ahorra tiempo en los recuentos de inventario y ofrece análisis detallados para que pueda ver los niveles de inventario y las tendencias de costos con solo unos pocos clics. Esto hace que las conversaciones con los proveedores sean más breves y productivas, ya que las negociaciones se basan en hechos y no en conjeturas.
Prueba estos pasos con WISK: escanea los códigos de barras durante tu próximo inventario, importa los datos de ventas de tu punto de venta, ejecuta el informe de desviaciones y crea pedidos de compra basados en niveles de par y tendencias de ventas. Si necesitas ayuda, los servicios de consultoría de WISK pueden ayudarte con la implementación y la formación para que todo tu equipo esté en sintonía.
Lista de verificación final: los precios de los proveedores y el inventario ganan rápidamente
- Utilice el escaneo de códigos de barras y la báscula Bluetooth siempre que sea posible para acelerar el recuento.
- Integre su aplicación de inventario con su punto de venta para que los datos de ventas fluyan automáticamente.
- Realice informes de varianza semanalmente y actúe en caso de discrepancias.
- Centralice las compras en todas las ubicaciones para aprovechar el volumen.
- Compare las ofertas de los proveedores utilizando el costo real y el costo del artículo, no solo el precio fijo.
Los precios del proveedor son negociables cuando tienes los datos. Comience con mejores recuentos, enlace a los datos de ventas y utilice los análisis para guiar los pedidos de compra. Así es como se reducen los costos de las bebidas, se protegen los márgenes y se dedica menos tiempo a las tareas de inventario.
¿Está listo para controlar los precios de los proveedores? Prueba WISK's sistema de inventario de bares para obtener una demostración y ver cómo una aplicación de inventario moderna ahorra tiempo, reduce los residuos y mejora las compras con solo unos pocos clics. Obtenga más información y programe una demostración.
