Entra en cualquier hotel en un fin de semana ajetreado y puedes sentirlo. El vestíbulo está lleno de gente, el bar tiene una profundidad de tres, los banquetes son salas invertidas, las entradas del servicio de habitaciones se imprimen y los minibares desaparecen silenciosamente piso por piso. Sin los sistemas adecuados, las tareas diarias, como la supervisión de las reservas, la comunicación con los huéspedes y la elaboración de informes, pueden convertirse rápidamente en algo abrumador para los directores de hoteles.
Desde fuera, parece un caos controlado. A simple vista, la mayoría de los equipos utilizan cinco hojas de cálculo diferentes, dos informes de punto de venta y un sistema de administración de propiedades (PMS) medio actualizado. Además, el costo de un PMS varía según los requisitos específicos y las funciones que necesite. El inventario se mueve entre los puntos de venta más rápido de lo que nadie puede rastrear, y los márgenes de las bebidas se ven afectados cuando nadie tiene visibilidad en tiempo real.
Aquí es donde los hoteles con varios departamentos tienden a perder beneficios. No porque los equipos sean descuidados, sino porque los sistemas están aislados. Mejorar la eficiencia es fundamental para la industria hotelera, y los sistemas unificados ayudan a optimizar las operaciones, reducir los errores y mejorar la calidad del servicio en todos los departamentos.
Hablemos de cómo los datos de inventario se convierten en el tejido conectivo entre el bar, la cocina, los eventos y el minibar y de por qué unificarlos es una de las formas más rápidas de mejorar margen de beneficio mínimo durante las temporadas altas. El uso de las herramientas de administración hotelera adecuadas puede transformar la forma en que administra su propiedad al maximizar la productividad y reducir las tareas manuales. Esto es especialmente importante en la industria hotelera, donde la excelencia operativa repercute directamente en la satisfacción y la rentabilidad de los huéspedes.
El verdadero problema del inventario en varios puntos de venta
Los hoteles no son restaurantes con habitaciones. Son empresas hoteleras complejas que llevan a cabo operaciones paralelas que afectan al inventario y requieren una gestión cuidadosa de las reservas de los huéspedes.
Los bares transfieren botellas a los banquetes. Las cocinas ofrecen vino para cenas privadas. Los minibares se abastecen en la misma sala de licores que el bar del vestíbulo. Los eventos están sobreordenados para evitar que se agoten. Las operaciones de recepción rara vez calculan el costo real de lo que se consume en las instalaciones.
Esto es lo que los operadores nos dicen que están enfrentando:
- Las transferencias de acciones se registran tarde o no se registran
- Hojas de cálculo aisladas que nunca coinciden del todo con el punto de venta
- Errores manuales durante los turnos ocupados
- No hay una plataforma única que muestre datos en tiempo real en todos los puntos de venta
- Costo de la bebida aumentando sigilosamente sin una explicación clara
El software de gestión hotelera simplifica las operaciones del hotel al gestionar tareas como las reservas, la facturación y el servicio de limpieza.
Cuando los datos de inventario se encuentran en varias plataformas, las operaciones del hotel se ven afectadas. La varianza crece silenciosamente. Los residuos aumentan. La experiencia de los huéspedes se vuelve inconsistente de un establecimiento a otro.
Por qué las temporadas ajetreadas exponen los sistemas débiles
Las reservas de grupos y de alta ocupación son excelentes para generar ingresos, pero estresan todos los aspectos de la operación. La gestión de eventos se acelera. Los bares venden más rápido de lo que los recuentos pueden mantener el ritmo. La disponibilidad de habitaciones parece sólida en el sistema de administración de propiedades, pero la realidad del inventario cuenta una historia diferente. Durante estos tiempos, los sistemas deben poder adaptarse a las necesidades empresariales de cada propiedad, proporcionando flexibilidad y funciones personalizadas para hacer frente a los desafíos operativos únicos.
Durante las temporadas altas, los equipos confían más en las tareas manuales. Los recuentos se saltan. Las transferencias se hacen verbalmente. Las hojas de cálculo se actualizan días después. Es entonces cuando el costo de las bebidas se dispara.
Según FoodPrint, Se estima que entre el 4 y el 10% de los alimentos que se compran para las operaciones de los restaurantes se desechan antes de llegar al plato de cualquier comensal. Lo que suele ser la diferencia entre una temporada buena y una decepcionante. Esa brecha se amplía en los hoteles con múltiples puntos de venta y sin una plataforma única para el inventario. El tiempo y el proceso de implementación de los nuevos sistemas dependen del tamaño y la ubicación de la propiedad, lo que garantiza un enfoque personalizado.
El inventario no es solo un problema de F y B
Este es el cambio de mentalidad que importa. El inventario no es solo un bar o problema de cocina. Es un problema del software de gestión hotelera.
Una moderna pila de software de gestión hotelera ya conecta las reservas, la facturación, los perfiles de los huéspedes y la disponibilidad de habitaciones. Los datos de inventario merecen el mismo tratamiento. Se necesitan soluciones integrales para abordar todos los aspectos de las operaciones hoteleras, garantizando que cada función esté integrada y sea eficiente. También es crucial adaptar estas soluciones a las necesidades únicas de cada propiedad, de modo que el sistema se adapte a las características y requisitos individuales de cada establecimiento hotelero.
Cuando el inventario se encuentra fuera del ecosistema de software de administración más amplio, se pierde la capacidad de tomar decisiones basadas en datos en toda la propiedad. Las decisiones basadas en datos ofrecen información útil para estrategias de marketing, asignación de recursos y precios más inteligentes.
No puede fijar precios confiables para paquetes de banquetes. No puede entender el verdadero costo de un servicio personalizado. No puede alinear las estrategias de precios con el consumo real.
La información centralizada supera a los esfuerzos heroicos
Muchos hoteles independientes e incluso grupos hoteleros confían en unos pocos gerentes heroicos para mantener todo en orden. Se saben los números de memoria. Concilian los informes a altas horas de la noche. Detectan los errores antes de las auditorías.
Eso funciona hasta que deja de funcionar.
Los informes centrales cambian las reglas del juego. Una vista. Una fuente de verdad. Informes en tiempo real que muestran lo que se trasladó, adónde se fue y cuánto costó.
El 84 por ciento de los operadores hoteleros apuntan a «mejorar el viaje digital de los huéspedes» y «aumentar el rendimiento operativo»'a través de la inteligencia basada en el análisis como su principal enfoque estratégico.
Estas herramientas también se pueden usar para monitorear y mejorar la participación de los huéspedes, lo que las convierte en un componente clave de una plataforma integral de software de gestión hotelera. Las funciones de generación de informes automatizadas del software de gestión hotelera ayudan a los gerentes a tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real.
Esta es la diferencia entre reaccionar y gestionar.
Transferencias de acciones sin dolor de cabeza
La mayoría de los hoteles pierden visibilidad en las transferencias de stock. Un caso sale del bar. La mitad se destina a banquetes. Unas cuantas botellas acaban en el servicio de habitaciones. Nadie actualiza la hoja hasta el final de la semana.
Una plataforma de inventario unificada hace un seguimiento de las transferencias a medida que se producen. No más tarde. No de memoria. Por el contrario, otros sistemas, como el software tradicional de administración de propiedades o hoteles, suelen tener limitaciones en cuanto a la integración, la personalización y el soporte, lo que puede obstaculizar la eficiencia operativa y la escalabilidad.
Eso significa:
- Responsabilidad clara entre los puntos de venta
- Coste exacto de bebidas por departamento
- Menos reservas dobles de inventario para eventos
- Visibilidad en tiempo real para las decisiones de compra
Estas soluciones de software de gestión hotelera también ayudan a reducir los errores y mejorar el servicio al centralizar las reservas y automatizar las entradas y salidas.
También significa que los datos de su punto de venta finalmente se alinean con la realidad.
La consistencia impulsa la satisfacción de los huéspedes
Los huéspedes se dan cuenta cuando las cosas no están bien. Un cóctel tiene un sabor diferente en el bar de la piscina que en el vestíbulo. Los precios del minibar parecen arbitrarios. UN lista de vinos en un evento de repente no está disponible.
Estas pequeñas inconsistencias reducen la satisfacción de los huéspedes y la calidad del servicio. Mantener altos estándares en los servicios a los huéspedes es esencial para garantizar una impresión positiva y una lealtad.
El software de gestión hotelera está diseñado para mejorar la satisfacción de los huéspedes y mejorar las experiencias de los huéspedes mediante la coherencia y la personalización. Los datos de inventario respaldan esa promesa.
Cuando los equipos tienen acceso a datos precisos de los huéspedes, perfiles de huéspedes y patrones de consumo, pueden ofrecer un servicio más personalizado sin conjeturas.
La gestión de relaciones con los clientes (CRM) rastrea las preferencias de los huéspedes para ofrecer un servicio hiperpersonalizado.
Una investigación de Deloitte muestra que las experiencias consistentes en todos los puntos de contacto aumentan la satisfacción de los huéspedes y generan reseñas positivas, lo que afecta directamente a las reservas directas y a las estancias repetidas.
El costo oculto del trabajo manual sobre la eficiencia operativa
Las tareas manuales parecen inofensivas. Una hoja de cálculo rápida. Una nota en el portapapeles. Un recuento de turnos al final.
Con el tiempo, cuestan innumerables horas.
Los datos del sector muestran que la automatización de las operaciones hoteleras puede reducir la carga de trabajo de la recepción hasta en un 50 por ciento y ahorrar horas al personal todos los días. Ese mismo principio se aplica a gestión de inventario.
Menos entradas manuales significa menos errores manuales. Menos errores significan un control de varianza más estricto. Un control más estricto significa menores costos generales.
Cómo las plataformas modernas logran una integración perfecta
El mejor software de gestión hotelera no intenta hacerlo todo. Lo conecta todo.
Las plataformas PMS del sistema de administración de propiedades gestionan las reservas, la facturación y la gestión de huéspedes. Las herramientas de gestión de canales gestionan las reservas en línea y la disponibilidad de habitaciones en las OTAs. Las herramientas del motor de reservas admiten las reservas directas. Los motores de reservas directas permiten realizar reservas sin comisiones en el sitio web del hotel. Los sistemas de punto de venta rastrean las ventas in situ.
El inventario debe integrarse perfectamente con todos ellos.
El software moderno de gestión hotelera se basa en las capacidades de sincronización e integración de datos en tiempo real. Así se evitan las reservas dobles, los desajustes de precios y la desconexión de los informes. Las marcas hoteleras están aprovechando las plataformas nativas de la nube para aumentar los ingresos y adaptarse a los cambios del sector, garantizando que siguen siendo competitivas y mejoran la experiencia de los huéspedes.
Según un análisis realizado por Perspectivas coherentes del mercado, se prevé que el mercado mundial de software de gestión hotelera crezca desde De 5.280 millones de dólares en 2025 a 9.410 millones de dólares en 2032, a medida que los hoteles se inclinan hacia ecosistemas digitales unificados.
Además, datos de Sitio Minder revela el impacto financiero de este cambio: los hoteles que utilizan sofisticadas herramientas de reserva directa ven un Un 60% más de valor por reserva en comparación con los canales de terceros, ya que los huéspedes directos suelen permanecer más tiempo y gastar más en el sitio.
Operaciones de recepción: el eslabón perdido en la integración del inventario
Las operaciones de recepción son el corazón de cualquier hotel, ya que sirven como primer y último punto de contacto para los huéspedes y organizan el flujo de las operaciones diarias. Las operaciones de recepción eficientes son esenciales para ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes, gestionar las reservas sin problemas y garantizar que todos los departamentos, desde el de limpieza hasta los de comida y bebida, se mantengan sincronizados.
El mejor software de gestión hotelera reconoce el papel fundamental de la recepción y equipa al personal con funciones sólidas diseñadas para optimizar todos los aspectos de la gestión de los huéspedes.
Un moderno sistema de administración de propiedades (PMS) ofrece una interfaz fácil de usar que automatiza el registro y la salida, proporciona disponibilidad de habitaciones en tiempo real y permite una comunicación personalizada con los huéspedes. Esto no solo reduce las tareas manuales y los errores, sino que también mejora la calidad del servicio y la satisfacción de los huéspedes.
La integración perfecta entre la recepción, el punto de venta, el administrador de canales y los sistemas de inventario es crucial para la eficiencia operativa. La sincronización de datos en tiempo real garantiza que los datos de los huéspedes, el estado de las habitaciones y las solicitudes especiales estén siempre actualizados, lo que elimina las reservas dobles y los problemas de comunicación.
Tanto para los hoteles independientes como para las cadenas hoteleras, este nivel de integración contribuye a una gestión eficiente y permite al personal centrarse en ofrecer un servicio personalizado.
El software de gestión avanzada también permite a los hoteles optimizar los ingresos mediante precios dinámicos y sofisticadas herramientas de gestión de ingresos. Al ajustar las tarifas de las habitaciones en tiempo real en función de la demanda y la ocupación, los hoteles pueden maximizar los ingresos y optimizar la ocupación. Las reservas grupales y las estrategias de precios son más fáciles de gestionar, lo que garantiza que se aprovechen las oportunidades de negocio sin sacrificar la experiencia de los huéspedes.
Lo que los hoteles realmente necesitan de la tecnología de inventario y de un sistema de administración de propiedades
Los operadores no piden cuadros de mando llamativos. Quieren claridad.
Quieren:
- Visibilidad en tiempo real en el bar, la cocina, el minibar y los eventos
- Una interfaz fácil de usar, el personal puede aprender rápidamente
- Integración perfecta con los sistemas existentes
- Informes centrales que respaldan la gestión de ingresos
- Herramientas que escalan a medida que crece la propiedad
Ya sea que dirija un hotel boutique o administre cadenas hoteleras, las necesidades son las mismas. Menos puntos ciegos. Mejores decisiones.
Aprender de la oferta tecnológica más amplia
Según G2 Data, el 84% de los usuarios destacan la forma en que las funciones unificadas de informes y análisis ofrecen información clave sobre los ingresos, la utilización de las habitaciones y los patrones de los huéspedes.
Al seleccionar las soluciones de gestión hotelera, evalúe sus características, facilidad de uso y compatibilidad con la infraestructura actual. Las plataformas modernas deben ofrecer soluciones integrales que aborden todos los aspectos de las operaciones hoteleras y se adapten a las expectativas cambiantes de los huéspedes al aprovechar los datos, la inteligencia artificial y la tecnología para ofrecer experiencias personalizadas y memorables.
Plataformas como Cloudbeds y BATIDOR han establecido expectativas sobre cómo debería ser el software de gestión moderno.
Cloudbeds es ampliamente reconocido por su interfaz fácil de usar y su diseño moderno, lo que facilita la gestión de las reservas, los perfiles de los huéspedes y la disponibilidad de habitaciones desde una sola plataforma. Cloudbeds se conecta directamente a más de 300 OTAs, mayoristas y canales regionales, lo que permite a los hoteles controlar cómo y dónde venden.
Muchos usuarios destacan la amplia biblioteca de cursos que ofrece Cloudbeds, que les ayuda a ponerse al día rápidamente. Los usuarios también aprecian que Cloudbeds se integre a la perfección con las OTAs más populares, como Booking.com, Expedia y Airbnb, lo que garantiza que la disponibilidad de habitaciones se mantenga constante en todos los canales. Se elogia a WISK por sus informes personalizables, que brindan a los operadores una visión más profunda del rendimiento.
RoomRaccoon es elogiado por sus ofertas automatizadas de ventas adicionales, que ayudan a generar ingresos adicionales con un mínimo esfuerzo. Los usuarios han dicho que los precios dinámicos de RoomRaccoon ayudan a los hoteles a mantenerse competitivos y a optimizar sus ingresos.
Puede obtener más información sobre cómo las plataformas hoteleras integradas mejoran las operaciones en este resumen de Cloudbeds.
Lo que demuestran estas plataformas es simple. Los sistemas centralizados superan a los fragmentados.
Dónde encaja WISK
Los sistemas de gestión hotelera de primer nivel ofrecen ventajas a una amplia gama de establecimientos, desde modestas posadas boutique y bed and breakfast hasta complejos turísticos de lujo y amplias redes hoteleras.
Aquí es donde interviene WISK para hoteles que llevan a cabo operaciones complejas de alimentos y bebidas.
WISK no está intentando reemplazar su sistema de administración de propiedades ni su administrador de canales. Los complementa al poseer los datos de inventario de todos los puntos de venta.
WISK ofrece hoteles una plataforma única para inventario de bar, cocina, minibar y eventos. Las transferencias de acciones se rastrean en tiempo real. La varianza es visible de inmediato. El costo de las bebidas se mide por punto de venta, no se adivina.
Para temporadas ajetreadas, esto es importante. Cuando la demanda aumenta, WISK ayuda a los equipos a mantener la eficiencia operativa sin añadir trabajo manual. Los gerentes obtienen informes en tiempo real. Los equipos se mantienen alineados. Los huéspedes disfrutan de una experiencia uniforme.
Es crucial verificar que el sistema pueda expandirse junto con el desarrollo de la propiedad y proporcionar características personalizadas para cumplir con los requisitos únicos.
Los hoteles que utilizan una gestión de inventario basada en datos informan constantemente de una reducción de los residuos, un control más estricto de las variaciones y una mejora de los márgenes durante los períodos de mayor actividad.
En este análisis de Hospitality Net, puede explorar cómo la gestión del inventario en tiempo real apoya las operaciones hoteleras más inteligentes.
El inventario como palanca de ingresos
Un mejor control del inventario no se basa en la restricción. Se trata de oportunidades.
Cuando comprenda el verdadero costo de las bebidas, puede refinar las estrategias de precios. Puede diseñar paquetes de eventos que protejan los márgenes. Puede ofrecer un servicio personalizado sin aumentar los costos.
Según la investigación de McKinsey sobre operaciones basadas en datos, las empresas que utilizan datos en tiempo real para guiar las decisiones tienen más probabilidades de aumentar los ingresos y mejorar la eficiencia al mismo tiempo. Puede leer sus hallazgos aquí: McKinsey.
Una forma más inteligente de avanzar
Los hoteles ya invierten mucho en software de gestión hotelera para mejorar la experiencia de los huéspedes, agilizar las operaciones y aumentar los ingresos. El inventario merece la misma atención estratégica.
Si su equipo de bar, cocina, minibar y eventos sigue trabajando en silos, el problema no es el esfuerzo. Es visibilidad.
WISK ayuda unificar el inventario en todos los departamentos para que los equipos del hotel puedan centrarse en lo que mejor saben hacer. Ofrezca experiencias excepcionales a los huéspedes, proteja los márgenes y lleve a cabo una operación más estricta durante los momentos más importantes.
Si está buscando una plataforma única que aporte claridad a inventario de varios departamentos, WISK está diseñado para esa realidad.
Se acerca la próxima temporada alta. La pregunta es si sus sistemas de inventario están preparados para ello.
