Présentation de Bar Inventory
L'inventaire des bars est la pierre angulaire de toute opération de bar réussie. À la base, la gestion de l'inventaire des bars consiste à savoir exactement ce que vous avez sous la main, ce que vous devez commander et la quantité que vous consommez au fil du temps. Pour les propriétaires de bars, la maîtrise du processus d'inventaire est essentielle pour maximiser les profits, minimiser le gaspillage et satisfaire les clients grâce à une sélection bien approvisionnée.
Une gestion efficace des stocks va au-delà du simple comptage des bouteilles, il s'agit de comprendre les habitudes d'utilisation, de fixer des niveaux de référence et de prendre des décisions éclairées qui ont un impact sur vos résultats. Lorsque vous avez une idée précise de l'inventaire de votre bar, vous pouvez repérer les tendances, éviter les ruptures de stock et éviter de bloquer des liquidités dans les stocks excédentaires. En bref, un processus d'inventaire bien géré est l'un des outils les plus puissants dont disposent les propriétaires de bars pour contrôler les coûts et augmenter la rentabilité.
Commencez là où la plupart des obstacles se trouvent : ce dont vous avez vraiment besoin d'un système d'inventaire
La plupart des bars essaient de tout résoudre à l'aide d'une feuille de calcul, puis se demandent pourquoi les stocks manquants et les erreurs de comptage continuent de voler des profits. En règle générale, si la configuration des colonnes de votre feuille de calcul vous semble être une solution de contournement, votre entreprise a besoin d'un meilleur système d'inventaire.
Les exploitants de bars sont chargés de mettre en place et de tenir à jour les systèmes d'inventaire, notamment de fixer les niveaux de parité et de surveiller l'utilisation pour contrôler les coûts. Vous voulez des inventaires précis et un processus d'inventaire suffisamment rapide pour être utilisé chaque semaine et suffisamment fiable pour une comptabilité mensuelle.
Cela signifie qu'il faut passer de l'inventaire papier à un logiciel d'inventaire ou à une application d'inventaire qui se connecte à votre système de point de vente et vous fournit des données d'inventaire réellement utiles. Les pages d'inventaire des barres de WISK expliquent comment une application d'inventaire permet de gagner du temps et d'améliorer la précision des comptages.
Création d'une liste d'inventaire
Une liste d'inventaire détaillée constitue la base de gestion de l'inventaire des bars efficacement. Commencez par cataloguer tous les articles de votre bar, y compris les boissons alcoolisées, la bière, le vin, les mixeurs, les garnitures et même les fournitures autres que les boissons. Organisez votre inventaire par catégorie et divisez chaque section en sous-catégories logiques, par exemple en séparant le whisky, la vodka, le rhum et la tequila dans la section des boissons alcoolisées.
Pour chaque article, enregistrez la quantité disponible, le coût unitaire et les informations sur le fournisseur. Ce niveau de détail facilite le suivi des niveaux de stock, la détection des écarts et l'identification des opportunités de réduction des coûts.
En utilisant logiciel d'inventaire des bars rationalise ce processus en vous permettant de mettre à jour votre liste d'inventaire en temps réel, de suivre l'inventaire dans plusieurs zones de stockage et de générer des rapports en quelques clics. Avec le bon logiciel d'inventaire, la gestion de l'inventaire des bars devient moins une question de conjectures et plus une question de prise de décisions fondées sur des données qui permettent de préserver votre bar en marche en douceur.
Configuration pratique : comment compter l'inventaire sans tuer le personnel
Fixez une cadence. L'inventaire hebdomadaire est un point de départ raisonnable pour la plupart des bars. Effectuez l'inventaire le même jour et à la même heure, de préférence pendant une période de ralentissement. Le comptage régulier des stocks est crucial pour la précision et permet de rationaliser vos processus. Vous devez planifier votre inventaire en fonction des livraisons afin de travailler avec des stocks à jour.
Utilisez un comptage physique pour les bouteilles de grande valeur et les bouteilles partielles, et un lecteur de codes-barres ou une application d'inventaire pour le reste. Commencez par un dénombrement initial, étiquetez les zones de stockage et tenez une liste d'inventaire qui suit la taille des bouteilles et le volume de liquide afin que vous puissiez calculer le coût de l'alcool correctement.
Faites en sorte que votre processus de comptage soit simple et reproductible. Utilisez une personne pour appeler des éléments et une autre pour enregistrer les décomptes. Publiez un processus étape par étape dans le back office : les zones de stockage à compter d'abord, puis barre arrière, puis des speed racks, puis des walk-in, puis des glacières. Vous réduisez ainsi les erreurs de comptage et les stocks manquants. Lorsque vous dressez l'inventaire des bars, vous pouvez utiliser différentes méthodes, telles que des comptages manuels ou des systèmes automatisés, en fonction des besoins de votre bar.
L'inventaire des bars permet de maintenir un inventaire précis des stocks et d'améliorer la rentabilité. Il est important de faire l'inventaire régulièrement pour garantir l'efficacité opérationnelle. Si vous voulez toujours une feuille de calcul, utilisez un modèle de feuille de calcul d'inventaire des bars qui correspond directement à vos catégories de point de vente.
Suivi des ingrédients et recettes par lots : le secret pour des coûts de coulée constants
Pensez aux recettes par lots comme à une carte de recettes à but lucratif. Lorsque vous suivez les ingrédients au niveau de la recette, vous pouvez calculer l'utilisation des stocks par cocktail, puis calculer le coût et le coût moyen de votre menu.
Par exemple, une recette par lots bien suivie vous indiquera exactement la quantité d'inventaire consommée par un cocktail signature, la quantité de garniture nécessaire et les sources de déchets. L'estimation de la quantité d'alcool restant dans chaque bouteille, à l'aide de méthodes telles que l'estimation visuelle ou la diximation, est cruciale pour établir avec précision le coût des recettes et suivre les stocks.
Définissez des recettes et des portions standard pour chaque boisson. Dans la mesure du possible, utilisez des verseuses dosées, des doseurs ou un bec verseur relié au POS. Lorsque vous comptabilisez les stocks et que vous comparez l'utilisation aux données de vente, vous pouvez constater des tendances quant à la quantité de stock consommée pour chaque boisson. Cette comparaison vous permet de calculer avec précision le coût des boissons alcoolisées et de fixer le prix des boissons afin de maximiser les profits.
Conseils pour l'industrie suggère que de nombreux bars visent un prix d'entrée au milieu de l'adolescence, bien que la fourchette idéale dépende de votre mix de ventes et de votre concept. Lorsque vous connaissez l'utilisation des stocks et les habitudes de vente, vous pouvez définir des niveaux de parité et des seuils de réapprovisionnement qui reflètent la demande réelle des clients, plutôt que des suppositions.
Coût de la décoration : petits objets, impact démesuré
Les garnitures ne génèrent que de maigres profits si vous les considérez comme secondaires. Suivez les références des garnitures comme n'importe quel autre ingrédient. Mesurez les garnitures courantes en unités standard telles que des meules, des épluchures ou des brins, et indiquez-leur le coût par utilisation. Multipliez ce chiffre par le nombre de boissons que vous servez et vous verrez comment le coût des garnitures influe sur les marges de vos boissons.
Définissez des niveaux de parité pour les denrées périssables et vérifiez la date d'expiration dans votre processus d'inventaire. Quelques lots d'agrumes oubliés peuvent vous coûter plus cher qu'une bouteille mal comptée. Les systèmes d'inventaire qui traitent des bouteilles partielles et enregistrent le volume de liquide rendent la garniture et le calcul des coûts par lots plus propres et plus fiables.
Méthodes de comptage qui fonctionnent réellement : physiques, perpétuelles et hybrides
Il existe trois méthodes d'inventaire qui méritent d'être connues. L'inventaire physique est le décompte complet et pratique. L'inventaire perpétuel met à jour le stock en temps réel à l'aide des données de vente et des ajustements. La plupart des bars utiliseront une approche hybride : gérer un inventaire perpétuel via un logiciel de point de vente et d'inventaire, et valider par un décompte physique complet hebdomadaire ou mensuel.
Si votre logiciel d'inventaire s'intègre à votre point de vente, les données de vente seront automatiquement intégrées à l'utilisation des stocks. Cela réduit le comptage manuel et vous fournit des données précieuses pour l'analyse des stocks. Mais ne sautez pas les comptes physiques périodiques, car ils permettent de vérifier la réalité et de détecter les erreurs de rétrécissement, de vol et de comptage.
Académie du barreau Diageo recommande de fixer des limites de variance acceptables et de réaliser des inventaires fréquents afin de minimiser le rétrécissement. Même les meilleurs systèmes d'inventaire ont besoin d'un suivi humain pour maintenir des niveaux d'inventaire précis.
Bouteilles partielles et volume de liquide : un petit calcul qui permet d'économiser beaucoup
L'enregistrement d'une partie des bouteilles et le suivi du volume de liquide ne sont pas négociables pour un coût précis de l'alcool. Vous ne pouvez pas calculer correctement l'utilisation des stocks si des bouteilles partielles ne sont pas enregistrées dans la barre arrière. Lorsque vous comptez les stocks, documentez les onces ou les millilitres restants et convertissez-les en unités standard utilisées dans votre système d'inventaire. C'est ainsi que vous obtenez un inventaire final précis et une analyse fiable de l'inventaire.
Un système qui permet des mises à jour rapides pour les bouteilles partielles réduit le temps que vous consacrez aux comptages physiques et fournit des données précises pour les calculs des coûts de coulée et les commandes.
Mise en œuvre d'un système de commande juste à temps
Un système de commande juste à temps est un moyen intelligent pour les propriétaires de bars de réduire leurs stocks et de répondre à la demande des clients. Au lieu de surstocker et de risquer de gaspiller, cette approche se concentre sur la commande de fournitures et d'ingrédients uniquement selon les besoins, sur la base de données de vente et de niveaux de stocks précis.
Pour que les commandes juste à temps fonctionnent, vous avez besoin de données fiables sur les tendances des ventes et les préférences des clients. Le logiciel d'inventaire Bar peut suivre les données de vente en temps réel, analyser l'utilisation des stocks et même automatiser le processus de commande. Cela signifie que vous pouvez ajuster rapidement vos niveaux de stock pour répondre à l'évolution de la demande, réduire les stocks excédentaires et éviter de manquer d'articles populaires.
En mettant en place un système de commande juste à temps, les propriétaires de bars peuvent rationaliser le processus de commande, réduire les coûts inutiles et s'assurer que le bar est toujours prêt à servir des boissons correspondant aux attentes des clients. En fin de compte, cette approche de gestion de l'inventaire des bars permet de maximiser les profits et de maintenir la souplesse de votre bar sur un marché en évolution rapide.
Analyse des stocks et tendances des ventes : transformer les données en décisions
Les numéros d'inventaire n'ont de valeur que s'ils sont liés aux tendances des ventes. Utilisez votre système d'inventaire pour comparer le stock final aux données de vente. Cela révèle des pertes de profits dues à une surabondance, à un inventaire manquant ou à un processus de commande qui ne répond pas à la demande des clients. Le suivi des niveaux de stock au fil du temps est essentiel pour identifier les tendances et optimiser la gestion de vos stocks.
Demandez chaque semaine : quels cocktails se vendent, lesquels sont moins performants et quel est votre niveau de parité ? Les systèmes d'inventaire qui proposent des rapports d'utilisation des stocks et des tableaux de bord des écarts mettent ces réponses devant vous en quelques clics. Ces données sont précieuses pour l'ingénierie des menus, la dotation en personnel et les décisions d'achat.
Problèmes courants et solutions rapides
- Inventaire manquant et diminution : renforcez le contrôle de l'accès, suivez les bouteilles partielles et effectuez des comptages ponctuels. De nombreux propriétaires de bars font des inventaires fréquemment, souvent tous les soirs, afin de gérer les niveaux de stock et d'éviter toute diminution.
- Erreurs de comptage : standardisez votre méthode de comptage des stocks, formez le personnel et utilisez des lecteurs de codes-barres ou des applications d'inventaire.
- Surcommande : définissez des niveaux de parité et réorganisez automatiquement lorsque vos systèmes internes ou votre logiciel d'inventaire le permettent.
- Réduisez les fluctuations de coûts : vérifiez la cohérence des recettes, examinez la composition des ventes et confirmez l'exactitude des inventaires.
Ces correctifs sont pratiques. Ils amélioreront les marges bénéficiaires plus rapidement qu'une longue liste de changements théoriques.
Choix technologiques : quelles fonctionnalités privilégier
Lorsque vous évaluez les systèmes d'inventaire, recherchez les fonctionnalités qui correspondent aux problèmes auxquels vous êtes réellement confrontés.
Principales fonctionnalités à prioriser
- Flux de travail de comptage physique simplifié et prise en charge des lecteurs de codes-barres.
- Intégration à votre point de vente pour aligner les données de vente et l'utilisation des stocks.
- Prise en charge des bouteilles partielles et du suivi du volume de liquide.
- Gestion des recettes par lots et calcul des coûts au niveau des ingrédients.
- Outils et rapports d'analyse des stocks pour nos coûts, la fin de l'inventaire et les modèles de vente.
- Une application d'inventaire mobile pour des comptages rapides dans les zones de stockage et au bar.
Un programme de bar robuste repose sur la technologie pour intégrer la gestion des stocks, la sélection des boissons et la planification opérationnelle, garantissant ainsi une rentabilité optimale.
La plupart des barres tirent profit d'un logiciel qui transforme les comptes de routine en actions. Si un fournisseur promet des « inventaires précis » mais impose tout de même de longues feuilles de calcul, c'est un signal d'alarme.
Une liste de contrôle rapide pour sélectionner un système d'inventaire adapté
- Avez-vous besoin de lecteurs de codes-barres ou une simple numérisation mobile suffira-t-elle ?
- Dans quelle mesure le logiciel fonctionne-t-il ? intégrer à votre système de point de vente?
- Peut-il gérer les recettes par lots et le coût des garnitures ?
- Produit-il des rapports sur l'utilisation des stocks et les écarts ?
- Comment sont gérées les bouteilles partielles et le volume de liquide ?
- Le processus d'inventaire est-il suffisamment rapide pour effectuer des comptages hebdomadaires ?
- Le logiciel peut-il générer des suggestions de commande en fonction des niveaux de parité et des tendances des ventes ?
Si vous pouvez répondre à ces questions, vous pourrez rapidement affiner vos choix.
Une note pertinente pour l'industrie
Les restaurants et les bars sont confrontés à l'évolution rapide des tendances en matière de boissons et à l'évolution du comportement des clients. L'étude de la National Restaurant Association sur les tendances en matière de boissons montre comment la demande sur place et la composition des menus influent sur les stocks et les ventes des opérateurs. Il est essentiel de suivre les tendances des ventes et d'ajuster les systèmes d'inventaire en conséquence pour maintenir les marges et répondre à la demande des clients. L'ajustement du menu de la barre en fonction des données d'inventaire et des préférences du client peut contribuer à améliorer la rentabilité et réduisez la détérioration. Lisez leur rapport ici.
Comment WISK aide les bars à cocktails artisanaux à boucler la boucle
WISK a été conçu pour résoudre les problèmes exacts nous en avons discuté. Il s'agit d'un système d'inventaire qui remplace l'inventaire papier et les feuilles de calcul encombrantes par une application d'inventaire mobile, une lecture de codes-barres et des intégrations avec plus de 50 systèmes de point de vente. Cela signifie que vous obtenez des comptages précis, un inventaire physique rapide et une analyse des stocks qui relie les données de vente réelles à l'utilisation des stocks.
WISK rationalise alcool de bar inventorier en aidant le personnel du bar à gérer, contrôler et effectuer le comptage physique des stocks d'alcool de manière efficace. Utilisez WISK pour calculer le coût de l'alcool, suivre le coût de la distribution, gérer des bouteilles partielles et générer des rapports d'inventaire qui révèlent où se cachent les pertes de profits. En savoir plus sur WISK's logiciel de gestion de l'inventaire des bars sur leur page produit.
Si vous souhaitez réduire les coûts de main-d'œuvre et ne plus perdre d'argent à cause des erreurs de comptage et des stocks manquants, adressez-vous à un représentant WISK ou essayez une démo. Le bon système d'inventaire peut transformer la façon dont vous commandez, la façon dont vous fixez le prix des boissons et la façon dont vous gérez les opérations quotidiennes de votre bar. WISK propose également des ressources qui expliquent comment éviter erreurs courantes de gestion des stocks de boissons alcoolisées si vous voulez un manuel pratique.
Dernière étape : adapter le système au flux de travail
Un système d'inventaire doit correspondre au mode de fonctionnement de votre bar. Cela devrait simplifier l'inventaire, faire des comptages précis la norme, et transformer l'inventaire des données permettant de prendre des décisions qui améliorent les marges bénéficiaires.
Si vous associez des comptages physiques réguliers à une approche d'inventaire perpétuel, si vous standardisez les recettes et le coût des garnitures, et si vous utilisez une application d'inventaire moderne qui communique avec votre point de vente, vous pourrez contrôler vos coûts, réduire les pertes de profits et avoir du temps libre pour ce qui compte le plus, car vous servirez de bonnes boissons et gérerez un bar plus fluide.
Si vous le souhaitez, je peux rédiger la liste de contrôle d'inventaire étape par étape pour votre équipe, y compris une mise en page des colonnes d'une feuille de calcul pour les comptages, modèles par niveau, et un exemple de feuille de coûts de recettes par lots que vous pouvez importer dans WISK ou à utiliser avec votre système actuel. Que préférez-vous, une liste de contrôle imprimable ou un modèle prêt à être utilisé comme feuille de calcul ?
