Introducción al inventario de bares
El inventario de bares es la columna vertebral de cualquier operación exitosa de bares. En esencia, la gestión del inventario de los bares consiste en saber exactamente lo que tienes a mano, lo que necesitas pedir y cuánto estás consumiendo a lo largo del tiempo. Para los propietarios de bares, dominar el proceso de inventario es esencial para maximizar las ganancias, minimizar el desperdicio y mantener a los clientes satisfechos con una selección bien surtida.
La gestión eficaz del inventario va más allá del simple recuento de botellas; se trata de comprender los patrones de uso, establecer los niveles de par y tomar decisiones informadas que repercutan en sus resultados finales. Cuando tienes una idea clara del inventario de tu bar, puedes detectar tendencias, evitar que se agoten las existencias y evitar acumular efectivo en exceso de existencias. En resumen, un proceso de inventario bien gestionado es una de las herramientas más poderosas que tienen los propietarios de bares para controlar los costos y aumentar la rentabilidad.
Empieza donde la mayoría de los bares tropiezan: lo que realmente necesitas de un sistema de inventario
La mayoría de los bares intentan resolver todo con una hoja de cálculo y luego se preguntan por qué la falta de inventario y los errores de recuento siguen robando beneficios. Como regla general, si la configuración de las columnas de una hoja de cálculo parece una solución alternativa, tu empresa necesita un sistema de inventario mejor.
Los operadores de bares son responsables de configurar y mantener los sistemas de inventario, lo que incluye establecer los niveles de par y monitorear el uso para controlar los costos. Lo que quieres es contar el inventario con precisión y un proceso de inventario que sea lo suficientemente rápido como para usarlo semanalmente y lo suficientemente fiable como para llevar una contabilidad mensual.
Esto significa dejar atrás el inventario en papel y optar por un software de inventario o una aplicación de inventario que se conecte a su sistema POS y le brinde datos de inventario que realmente le ayuden. Las páginas de inventario de bares de WISK explican cómo una aplicación de inventario ahorra tiempo y mejora la precisión de los recuentos.
Creación de una lista de inventario
Una lista de inventario detallada es la base de administrar el inventario de bares eficientemente. Empieza por catalogar todos los productos de tu bar, incluidos los licores, la cerveza, el vino, las batidoras, las guarniciones e incluso los artículos que no sean bebidas. Organiza tu lista de inventario por categoría y divide cada sección en subcategorías lógicas, por ejemplo, separando el whisky, el vodka, el ron y el tequila dentro de la sección de bebidas alcohólicas.
Para cada artículo, anota la cantidad disponible, el costo por unidad y la información del proveedor. Este nivel de detalle facilita el seguimiento de los niveles de inventario, la detección de discrepancias y la identificación de oportunidades para reducir los costos.
Uso software de inventario de bares agiliza este proceso, lo que le permite actualizar su lista de inventario en tiempo real, realizar un seguimiento del inventario en varias áreas de almacenamiento y generar informes con solo unos pocos clics. Con el software de inventario adecuado, la gestión del inventario de los bares se centra menos en hacer conjeturas y más en tomar decisiones basadas en datos que mantengan funcionamiento de bar sin problemas.
Configuración práctica: cómo contar el inventario sin matar al personal
Establece una cadencia. El inventario semanal es un punto de partida razonable para la mayoría de los bares. Realice el inventario el mismo día y a la misma hora, preferiblemente durante un período lento. Contar el inventario con regularidad es crucial para la precisión y ayuda a agilizar los procesos, y debes programar el recuento de inventario en función de las entregas para trabajar con las existencias actualizadas.
Usa un recuento físico para las botellas de alto valor y las botellas parciales, y un escáner de códigos de barras o una aplicación de inventario para el resto. Comience con un recuento inicial, etiquete las áreas de almacenamiento y lleve una lista de inventario que incluya los tamaños de las botellas y el volumen de líquido para que pueda calcular el costo del licor adecuadamente.
Mantenga su proceso de conteo simple y repetible. Utilice a una persona para llamar a los objetos y a otra para registrar los recuentos. Publique un proceso paso a paso en la oficina administrativa: primero se contabilizarán las áreas de almacenamiento y luego barra trasera, luego los radares de velocidad, luego los vehículos sin cita previa, luego los refrigeradores. De este modo, se reducen los errores de recuento y la falta de inventario. Al hacer el inventario de los bares, puedes usar diferentes métodos para hacerlo, como los recuentos manuales o los sistemas automatizados, según las necesidades de tu bar.
El inventario de los bares ayuda a mantener un recuento preciso de las existencias y a mejorar la rentabilidad. Es importante realizar un inventario con regularidad para garantizar la eficiencia operativa. Si aún quieres una hoja de cálculo, usa una hoja estándar plantilla de hoja de cálculo de inventario de bares que se asigna directamente a las categorías de sus puntos de venta.
Seguimiento de ingredientes y recetas por lotes: el secreto para lograr costos de vertido consistentes
Piense en las recetas por lotes como una tarjeta de recetas con fines de lucro. Al hacer un seguimiento de los ingredientes a nivel de receta, puede calcular el uso del inventario por cóctel y, a continuación, deducir el coste de vertido y el coste medio de vertido de su menú.
Por ejemplo, una receta por lotes bien rastreada te indicará exactamente cuánto inventario consume un cóctel exclusivo, cuánta guarnición se necesita y dónde se acumulan los residuos. Calcular la cantidad de licor que queda en cada botella, mediante métodos como la estimación visual o el cálculo por décimas, es crucial para calcular con precisión los costos de las recetas y el seguimiento del inventario.
Establezca recetas y tamaños de porciones estándar para cada bebida. Siempre que sea posible, utilice vertedores medidos, agitadores o una boquilla de vertido conectada al punto de venta. Al contar el inventario y comparar el consumo con los datos de ventas, verás patrones en cuanto a la cantidad de inventario que se consume por cada bebida. Esa comparación es lo que te permite calcular el costo de las bebidas alcohólicas con precisión y fijar el precio de las bebidas para maximizar las ganancias.
Orientación de la industria sugiere que muchos bares buscan un precio de venta a mediados de la adolescencia, aunque la buena gama depende de la combinación y el concepto de ventas. Cuando conoces los patrones de uso y venta del inventario, puedes establecer niveles de par y umbrales de reordenamiento que reflejen la demanda real de los clientes, en lugar de hacer conjeturas.
Coste de guarnición: artículos pequeños, impacto desmesurado
Las guarniciones son magras fuentes de ganancias si las tratas como ideas tardías. Haz un seguimiento de los SKU de las guarniciones como cualquier otro ingrediente. Mida las guarniciones comunes dividiéndolas en unidades estándar, como ruedas, cáscaras o ramitas, y calcule el costo por uso. Multiplique eso por la cantidad de bebidas que sirve y verá cómo el costo de las guarniciones cambia los márgenes de sus bebidas.
Establece niveles de par para los productos perecederos y comprueba la fecha de caducidad en tu proceso de inventario. Unos pocos lotes de cítricos olvidados pueden costarle más que una botella contabilizada incorrectamente. Los sistemas de inventario que manejan botellas parciales y registran el volumen de líquido hacen que los costos de las guarniciones y los lotes sean más limpios y confiables.
Métodos de recuento que realmente funcionan: físicos, perpetuos e híbridos
Hay tres métodos de inventario que vale la pena conocer. El inventario físico es el recuento completo y práctico. El inventario permanente actualiza las existencias en tiempo real mediante ajustes y datos de ventas. La mayoría de los bares utilizan un enfoque híbrido: gestionan el inventario perpetuo a través de un software de inventario y punto de venta, y lo validan con un recuento físico completo de forma semanal o mensual.
Si su software de inventario se integra con su punto de venta, los datos de ventas se transferirán automáticamente al uso del inventario. Esto reduce el recuento manual y le brinda datos valiosos para el análisis del inventario. Sin embargo, no omita los recuentos físicos periódicos, ya que sirven para comprobar la realidad y detectar errores de encogimiento, robo y recuento.
Academia de abogados de Diageo recomienda establecer límites de varianza aceptables y realizar inventarios frecuentes para minimizar la contracción. Incluso los mejores sistemas de inventario necesitan un seguimiento humano para mantener los niveles de inventario precisos.
Botellas parciales y volumen de líquido: pequeñas matemáticas que ahorran mucho
El registro de botellas parciales y el seguimiento del volumen del líquido no son negociables para obtener un costo exacto del licor. No puedes calcular correctamente el uso del inventario si las botellas parciales permanecen sin registrar en la barra trasera. Al contar el inventario, documenta las onzas o mililitros restantes y conviértelos en unidades estándar utilizadas en tu sistema de inventario. Así es como consigues un recuento final preciso del inventario y un análisis fiable del inventario.
Un sistema que permite actualizar rápidamente las botellas parciales reduce el tiempo que dedica a los recuentos físicos y proporciona datos precisos para los cálculos de los costos de vertido y los pedidos.
Implementación de un sistema de pedidos justo a tiempo
Un sistema de pedidos justo a tiempo es una forma inteligente para que los propietarios de bares mantengan un inventario reducido y respondan a la demanda de los clientes. En lugar de sobreabastecerse y correr el riesgo de desperdiciar, este enfoque se centra en pedir suministros e ingredientes solo cuando son necesarios, basándose en datos de ventas y niveles de inventario precisos.
Para que los pedidos justo a tiempo funcionen, necesita datos confiables sobre las tendencias de ventas y las preferencias de los clientes. El software de inventario de bares puede rastrear los datos de ventas en tiempo real, analizar el uso del inventario e incluso automatizar el proceso de pedido. Esto significa que puede ajustar sus niveles de inventario rápidamente para adaptarse a los cambios en la demanda, reducir el exceso de existencias y evitar quedarse sin artículos populares.
Al implementar un sistema de pedidos justo a tiempo, los propietarios de bares pueden agilizar el proceso de pedido, reducir los costos innecesarios y garantizar que el bar esté siempre listo para servir bebidas que coincidan con lo que desean los clientes. En última instancia, este enfoque para administrar el inventario del bar ayuda a maximizar las ganancias y mantiene su bar ágil en un mercado que cambia rápidamente.
Análisis de inventario y tendencias de ventas: convertir los datos en decisiones
Los números de inventario solo son valiosos cuando se relacionan con las tendencias de ventas. Usa tu sistema de inventario para comparar el inventario final con los datos de ventas. Esto revela la pérdida de beneficios debido a un exceso de inventario, a la falta de inventario o a un proceso de pedido que no está en sintonía con la demanda de los clientes. La supervisión de los niveles de existencias a lo largo del tiempo es fundamental para identificar tendencias y optimizar la gestión del inventario.
Pregunte semanalmente: ¿qué cócteles se venden, cuáles tienen un rendimiento inferior y cómo se mantienen sus niveles de paridad? Los sistemas de inventario que ofrecen informes sobre el uso del inventario y paneles de variación te dan esas respuestas con solo unos pocos clics. Se trata de datos valiosos para la ingeniería de menús, la dotación de personal y las decisiones de compra.
Problemas comunes y soluciones rápidas
- Falta de inventario y se reduce: refuerce el control del acceso, realice un seguimiento de las botellas parciales y realice recuentos inesperados de puntos. Muchos propietarios de bares hacen el inventario con frecuencia, a menudo todas las noches, para gestionar los niveles de existencias y evitar que se reduzcan.
- Errores de recuento: estandarice su método de recuento de inventario, capacite al personal y utilice escáneres de códigos de barras o aplicaciones de inventario.
- Pedidos excesivos: establezca los niveles de par y reordene automáticamente cuando lo permitan sus sistemas internos o su software de inventario.
- Controle las oscilaciones de costos: verifique la consistencia de las recetas, revise la combinación de ventas y confirme los recuentos de inventario precisos.
Estas correcciones son prácticas. Mejorarán los márgenes de beneficio más rápido que una larga lista de cambios teóricos.
Opciones tecnológicas: qué funciones priorizar
Cuando evalúes los sistemas de inventario, busca características que se relacionen con los problemas a los que realmente te enfrentas.
Principales funciones para priorizar
- Flujo de trabajo de recuento físico sencillo y compatibilidad con escáneres de códigos de barras.
- Integración con su punto de venta para alinear los datos de ventas y el uso del inventario.
- Soporte para el seguimiento del volumen parcial de botellas y líquidos.
- Gestión de recetas por lotes y cálculo de costos a nivel de ingredientes.
- Herramientas e informes de análisis de inventario para determinar los costos de venta, el inventario final y los patrones de ventas.
- Una aplicación de inventario móvil para realizar recuentos rápidos en las áreas de almacenamiento y en la barra.
Un programa de bar sólido se basa en la tecnología para integrar la gestión del inventario, la selección de bebidas y la planificación operativa, lo que garantiza una rentabilidad óptima.
La mayoría de los bares obtienen valor del software que transforma los recuentos rutinarios en acciones. Si un proveedor promete «recuentos de inventario precisos», pero aun así exige hojas de cálculo largas, es una señal de alerta.
Una lista de verificación rápida para seleccionar un sistema de inventario que se ajuste
- ¿Necesita escáneres de códigos de barras o bastará con un simple escaneo móvil?
- Qué tan bien funciona el software intégralo con tu sistema POS?
- ¿Puede gestionar las recetas por lotes y el costo de las guarniciones?
- ¿Produce informes de uso y varianza del inventario?
- ¿Cómo se manejan las botellas parciales y el volumen de líquido?
- ¿El proceso de inventario es lo suficientemente rápido como para hacer recuentos semanales?
- ¿Puede el software generar sugerencias de pedidos en función de los niveles de paridad y las tendencias de ventas?
Si puede responder a estas preguntas, reducirá las opciones rápidamente.
Una nota relevante de la industria
Los restaurantes y bares se enfrentan a tendencias de bebidas que cambian rápidamente y a cambios en el comportamiento de los clientes. La investigación sobre las tendencias en bebidas de la Asociación Nacional de Restaurantes destaca cómo la demanda local y la combinación de menús afectan a las existencias y ventas de los operadores. Mantenerse al día con las tendencias de ventas y ajustar los sistemas de inventario para que coincidan con las mismas es fundamental para mantener los márgenes y satisfacer la demanda de los clientes. Ajustar el menú de la barra en función de los datos de inventario y las preferencias de los clientes puede ayudan a mejorar la rentabilidad y reduce el deterioro. Lea su informe aquí.
Cómo ayuda WISK a los bares de cócteles artesanales a cerrar el círculo
WISK se creó para resolver los problemas exactos lo hemos discutido. Es un sistema de inventario que reemplaza el inventario en papel y las aburridas hojas de cálculo por una aplicación de inventario móvil, escaneo de códigos de barras e integraciones con más de 50 sistemas POS. Esto significa que obtiene recuentos precisos, un inventario físico rápido y un análisis de inventario que vincula los datos de ventas reales con el uso del inventario.
WISK agiliza licor de bar inventario al ayudar al personal del bar a administrar, controlar y realizar recuentos físicos de las existencias de alcohol de manera eficiente. Utilice WISK para calcular el costo de las bebidas alcohólicas, realizar un seguimiento del costo de vertido, gestionar las botellas parciales y elaborar informes de inventario que revelen dónde se esconde la pérdida de beneficios. Obtenga más información sobre WISK software de gestión de inventario de bares en su página de producto.
Si desea reducir los costos de mano de obra y dejar de perder dinero por errores de recuento y falta de inventario, hable con un representante de WISK o pruebe una demostración. El sistema de inventario adecuado puede transformar la forma en que haces pedidos, el precio de las bebidas y la forma en que administras las operaciones diarias de tu bar. WISK también ofrece recursos que explican cómo evitar errores comunes en la gestión del inventario de bebidas alcohólicas si quieres un manual práctico.
Conclusión final: hacer que el sistema se adapte al flujo de trabajo
Un sistema de inventario debe coincidir con el funcionamiento de su bar. Debería simplificar el inventario, hacer que los recuentos precisos sean la norma y girar el inventario datos para tomar decisiones que mejoren los márgenes de beneficio.
Si combinas los recuentos físicos regulares con un enfoque de inventario perpetuo, estandarizas los costos de las recetas y las guarniciones y utilizas una aplicación de inventario moderna que hable con tu punto de venta, controlarás los costos de vertido, reducirás las pérdidas de beneficios y tendrás tiempo libre para lo que más importa, ya que servirás excelentes bebidas y tendrás un bar más fluido.
Si lo deseas, puedo elaborar la lista de verificación del inventario paso a paso para tu equipo, que incluye un diseño de columnas en forma de hoja de cálculo para los recuentos, plantillas de par nivel, y una hoja de costos de recetas de lotes de muestra a la que puede importar WISK o úselo con su sistema actual. ¿Qué preferirías, una lista de verificación imprimible o una plantilla lista para hojas de cálculo?
