No necesitas un doctorado en hojas de cálculo para obtener mejor en licor inventario. Los cambios pequeños y bien pensados en la forma de contar el inventario, hacer el seguimiento del uso y hacer los pedidos de existencias pueden convertir una pérdida de beneficios en un flujo constante.
Esta guía combina consejos rápidos con una discusión más profunda para que puedas encontrar soluciones prácticas y algunos movimientos a largo plazo que realmente mueven la aguja.
Por qué el inventario de bebidas es más importante de lo que admiten la mayoría de los bares
Si quieres mejorar márgenes de beneficio, empieza con lo que hay en la estantería. Inventario de licores y gestión de inventario de bares no es glamuroso, pero afecta a todos los aspectos de la operación. El exceso de consumo, los errores de recuento, las botellas parciales y los sistemas de almacenamiento desordenados reducen silenciosamente el costo del licor y las ventas totales.
Corrija esas fugas y verá un mejor costo de vertido y márgenes más altos casi de inmediato. Los informes del sector muestran que el inventario y el control de costos siguen siendo las principales prioridades de los operadores.
Ganancias rápidas que puedes conseguir esta semana: una lista de tareas que realmente ayuda
- Estandarice un recuento inicial y un cronograma. Elige un período de tiempo regular para los recuentos iniciales y finales del inventario. Manténgalo el mismo día y a la misma hora cada semana para que los datos de ventas coincidan con las existencias disponibles.
- Usa un sencillo plantilla de hoja de cálculo de inventario de bares durante tu primer mes. Realiza un seguimiento del inventario inicial, las compras y el inventario final y calcula el uso del inventario por producto. Esto hace que nuestro costo sea más fácil de calcular.
- Etiquete las áreas de almacenamiento. Barra delantera, barra trasera, la nevera portátil y la sala de almacenamiento deben tener zonas y letreros despejados. Cuando las botellas se mueven, deben tener un lugar adonde ir.
- Haga frente a los embotellamientos parciales el mismo día de su recuento físico. Establezca una regla breve: por ejemplo, cualquier botella parcial de menos de 4 onzas se coloca en una estantería de «existencias pendientes» y se registra.
- Realice comprobaciones puntuales. Los recuentos físicos aleatorios de botellas de licor de alto costo detectarán la mayoría de los problemas de vertido o robo antes de que se agraven.
Estas medidas reducen los errores humanos y los errores de recuento. También ayudan a crear datos precisos para tomar decisiones sobre el proceso de pedido.
Proceso paso a paso: cómo contar el inventario sin perder la cabeza
Paso 1: Reúna un equipo pequeño y asigne funciones. Una persona lee los recuentos, otra los registra y otra bloquea el punto de venta si necesitas congelar las ventas durante el recuento.
Paso 2: Empieza con los números de inventario iniciales de tu sistema de inventario o de la última hoja de cálculo.
Paso 3: Cuenta por categoría de producto (whisky, vodka, ron, licores, cerveza, vino) y anota el recuento físico y el tamaño de la botella. Las botellas parciales obtienen un conversión estándar.
Paso 4: Introduce inmediatamente los recuentos en tu aplicación de inventario o en la hoja de cálculo de inventario. No esperes. Los retrasos generan conjeturas y generan inventarios incorrectos.
Paso 5: Calcule el uso del inventario y compárelo con los datos de ventas del sistema POS. Busque discordancias. Si el uso es mayor de lo que sugieren las ventas, comprueba si se vierte demasiado o si se encoge.
Seguir un proceso paso a paso estandariza los recuentos de inventario y reduce el tiempo que lleva cada ciclo. Para los equipos que siguen prefiriendo el papel, el flujo de trabajo de la hoja de cálculo al punto de venta funciona como un puente a la hora de evaluar el software de gestión de inventario.
Por qué necesita un software de gestión de inventario y cuánto le ahorra realmente
Una aplicación de inventario de bares o software de inventario de bares reduce los pasos manuales. En lugar de copiar números en una hoja de cálculo, escanea los códigos de barras de las botellas o introduce un recuento rápido y el sistema calcula el inventario final, el uso del inventario y porcentaje de costo. Esto ahorra minutos de mano de obra y proporciona datos precisos en los que puede confiar cuando hace un pedido.
Los datos de inventario precisos te ayudan a evitar los pedidos excesivos o el mismo pedido cada semana que no coincide con los patrones de ventas. También automatiza los cálculos, como el coste medio de vertido y el porcentaje de coste de vertido, para que no tengas que hacer cálculos mentales después de un turno de 14 horas. Muchos operadores ven mejoras cuantificables cuando cambian de un proceso manual a una aplicación de inventario.
La única métrica que casi todos los bares ven mal: nuestro costo
El costo de nuestra bebida es la relación entre el costo de la bebida a los ingresos por bebidas. Muchos propietarios de bares buscan un objetivo y se detienen ahí, pero el objetivo cambia con la variedad del menú y las ofertas especiales. La mayoría de los directores de alimentos y bebidas esperan que el coste medio de servicio no supere el 20 por ciento, por lo que el índice de referencia debería reflejar el menú y los precios de tu bar.
Si el consumo de inventario es mayor de lo que sugieren las ventas, fíjate en los recuentos de inventario iniciales inexactos, por exceso de inventario o por robo. Reduzca el proceso de inventario y reducirá nuestros costos sin tener que aumentar precios del menú.
Cómo utilizar los datos de ventas y los informes del sistema POS para gestionar los pedidos de forma más inteligente
No pidas cosas de memoria. Usa los datos de ventas de tu sistema POS y compáralos con el uso del inventario. Si un cóctel se vende tres veces más los viernes por la noche, sus niveles de par deberían reflejar eso.
Los datos de ventas le ayudan a pronosticar la cantidad de bebidas alcohólicas que necesitará para el próximo período de tiempo y evitan que el inventario se quede sin dinero. En el caso de los artículos populares, establece niveles de par para que el sistema te diga lo que tienes que volver a pedir, no tu memoria. Esto agiliza el proceso de pedido y mantiene optimizados los niveles de stock.
Puntos de control que reducen el desperdicio y mejoran los márgenes de beneficio
- Estandarice las recetas y capacite al personal sobre cómo verterlas correctamente con dosificadores o medidores.
- Realice un seguimiento del uso de las categorías de productos, no solo de los totales. Saber qué licores se mueven con lentitud te ayuda a evitar un exceso de inventario.
- Programa recuentos de inventario finales de forma regular después de grandes eventos para que puedas detectar pérdidas inusuales.
- Rote el stock y controle la fecha de caducidad de los licores y batidoras. Una botella que ha pasado su mejor momento es pérdida de beneficios.
- Usa reglas de botella parcial para reducir la confusión al contar.
Piense en el control de inventario como en un jardín. Si planta demasiado de lo que no crece, desperdicia agua y espacio. Niveles de par y los recuentos precisos le ayudan a plantar solo lo que se vende.
Corregir errores de conteo: trucos reales que funcionan
Los errores de recuento suelen ser errores de proceso disfrazados. Esto es lo que debe hacer:
- Estandarice las conversiones de botellas parciales para que todos usen los mismos cálculos.
- Usa plantillas que te obliguen a registrar el tamaño, las onzas y los factores de conversión.
- Verifique los totales con otra persona antes de finalizar el recuento.
- Compare el uso esperado con el uso real utilizando los datos de ventas e investigue las variaciones mensuales durante un período continuo. Las pérdidas pequeñas se acumulan rápidamente, así que corríjalas pronto.
Hoja de inventario frente a aplicación de inventario: cuándo elegir qué
Si eres un bar normal con un equipo reducido y menús sencillos, una hoja de cálculo de inventario de bares bien diseñada puede ayudarte a obtener mejores números rápidamente. Si tienes varios locales o menús complejos con muchas botellas parciales y rotaciones de barra a la inversa, una aplicación de inventario de bares o un software de gestión de inventario se paga solo.
La aplicación reduce el tiempo dedicado al recuento, mejora la precisión y ofrece información a partir de los datos de inventario en varios períodos de tiempo para que pueda mejorar los márgenes de beneficio de forma estratégica.
Una breve introducción sobre dónde se esconden los errores: los sospechosos habituales
- Llueve a raudales durante los turnos ocupados.
- Múltiples áreas de almacenamiento con diferentes llaves y sin propiedad clara.
- Las botellas parciales no se graban en tiempo real.
- Esperar demasiado tiempo entre el recuento inicial y el final del inventario.
- Hacer el mismo pedido todas las semanas sin comprobar las tendencias de ventas.
La mayoría de las barras pueden reducir el desperdicio y mejorar el control del inventario simplemente eliminando estos modos de falla comunes.
Una lista práctica para los primeros 30 días
Semana 1: Estandarizar el recuento inicial y las áreas de almacenamiento de etiquetas. Comience a rastrear las botellas parciales.
Semana 2: Implemente un recuento final de inventario uniforme después del servicio. Compare con las ventas en puntos de venta.
Semana 3: Ejecute los niveles de par y ajuste el proceso de pedidos utilizando los datos de ventas.
Semana 4: Evalúe si una aplicación de inventario de bares o un software de gestión de inventario ahorrarán tiempo. Si los recuentos manuales siguen tardando demasiado o los errores persisten, prueba una aplicación de inventario.
Una cita basada en una encuesta que vale la pena recordar
Informes de Toast muestran que el inventario y el control de costos son cuestiones prioritarias para los operadores, ya que gestionan márgenes ajustados y costos crecientes. Abordar el inventario con disciplina y mejores herramientas produce uno de los retornos de inversión más claros en bares y restaurantes.
Reuniéndolo todo: cómo WISK le ayuda a cerrar el círculo
Si quieres pasar de las buenas intenciones a obtener resultados consistentes, BATIDOR vincula los recuentos de inventario con los datos de ventas para que puedas calcular el uso del inventario, el costo de los envíos y los desencadenantes de pedidos con solo unos pocos clics.
WISK convierte las hojas de cálculo desordenadas en registros precisos del sistema de inventario, ayuda a estandarizar el proceso de inventario en todas las áreas de almacenamiento y turnos, y reduce la tarea de hacer inventario para que los equipos lo hagan con más frecuencia y precisión.
Si tu objetivo es maximizar las ganancias, reducir el desperdicio y agilizar los pedidos, una aplicación de inventario elimina gran parte de la fricción y te brinda datos confiables sobre los que actuar. Obtenga más información sobre la optimización inventario con el WISK guía.
¿Estás listo para probar un enfoque más limpio? ¿Un breve llamado a la acción
Dé un paso mensurable esta semana. Elige un tiempo de conteo estandarizado o una simple hoja de cálculo de inventario y ejecuta un ciclo completo durante 30 días. Si el recuento sigue tardando demasiado o tus números de inventario no coinciden con los datos de ventas, prueba con aplicación de inventario de bares que se vincula a su sistema POS y automatiza los cálculos.
WISK está diseñado para bares y restaurantes que desean datos precisos, recuentos más rápidos y mejores márgenes de beneficio. Si quieres una demostración, echa un vistazo a WISK y comprueba cómo reduce el tiempo de recuento y mejora la precisión del inventario.
